Af Troels Broberg Carlander, chefkonsulent i Ingerfair 

I de to seneste to artikler har Julia og Marie givet gode tanker og tips til at rekruttere de helt rigtige frivillige. Og det er naturligvis vigtigt, at vi er gode til at finde de helt rette frivillige! Både for det formål og de målgrupper, vi arbejder for. Det er også det, som de fleste mennesker, jeg møder rundt omkring i frivillig Danmark, peger på som deres største udfordring. Men nogle gange viser det sig bare, at udfordringen i virkeligheden ligger et helt andet sted. 

Værktøjskassen: Er rekruttering af frivillige altid det rette værktøj at vælge?

Hvis man mangler de rette frivillige til at løse ens opgaver, kan det selvfølgelig være, fordi man ikke har rekrutteret de helt rigtige frivillige. Men det kan også være, at grunden til, at de mangler, slet ikke handler om rekruttering. Nogle gange kan det være fordi man ikke har et klart overblik over sin organisering og de aktiviteter, man laver for at nå sit formål. Andre gange kan det være fordi, der er problemer med fastholdelsen.  Og det er det denne artikel handler om. For hvis man rekrutterer 10.000 nye frivillige hvert år, men mister 10.100, synes jeg ikke, at fokusområdet bør være rekruttering, men derimod fastholdelse. Lad os se lidt nærmere på det.

Hvordan fastholder du dine frivillige?

Når fastholdelse fungerer godt, er det oftest noget, man ikke lægger specielt meget mærke til. Det er fordi, vi har skabt nogle strukturer og et miljø, man har lyst til at være en del af. Der findes mange forskellige måder hvorpå vi kan understøtte det gode miljø. Det handler selvfølgelig først og fremmest om de frivilliges motivation. Det handler om at give ejerskab, tillid, resultatopfyldelse og anerkendelse i de helt rette doser til de helt rette mennesker på de helt rette tidspunkter. Alt det hænger i høj grad sammen med, hvem de frivillige er. Det handler om, hvilken type person de er, hvor i livet de er, hvad der er deres specifikke motiver for at deltage og hvad deres målsætninger er. Kort sagt, så kræver det, at du kender dine frivillige. Og for at gøre det, er du nødt til at investere tid i de frivillige, så du ved hvem de er.

Fastholdelsen starter dag 1

En vigtig del af fastholdelsen er den indledende forventningsafstemning. Fastholdelsen skal starte dér, og ikke når folk begynder at blive slidte – der er det ofte for sent. Når du har brugt de gode tanker fra de foregående nyhedsbreve til at finde de helt rigtige frivillige er det vigtigt, at du tager godt i mod dem. Hvordan det skal gøres er vidt forskelligt fra organisation til organisation, fra aktivitet til aktivitet, ja endda fra frivillig til frivillig. Derfor er det svært at skrive noget generelt om, hvordan en forventningsafstemning skal foregå hos lige netop jer. Dog er der nogle forholdsregler, man kan gøre sig for at undgå de største faldgruber:

1. Den frivillige ved ikke nok om opgaven
Det første mål med forventningsafstemningen er, at den frivillige får indsigt i, hvad vedkommende skal lave i sin funktion. Det lyder måske oplagt, men jeg har oplevet mange eksempler på, at frivillige ikke har forstået, hvad indsatsen egentlig indebar, når de starter som frivillige. Det betyder, at nogle frivillige finder ud af, at de alligevel ikke har tilstrækkelig tid, kompetencer eller overskud til at udføre den opgave de ellers har sagt ja til. I nogle tilfælde vil det selvfølgeligt være uundgåeligt, da man ikke kan få den fulde forståelse for en opgave før man laver den. Men andre gange kunne det have været undgået med en klar kommunikation til forventningsafstemningen.

2. Du ved ikke nok om den frivillige
Når vi er blevet gode til den første del, kan vi godt komme til at glemme, at det er en afstemning – den går altså begge veje. Hvis du skal skabe et stærkt miljø for den frivillige, hvor de får deres motiver mødt og er glade for at deltage, kræver det, at du finder ud af, hvem vedkommende er. Hvorfor har de valgt at engagere sig? Hvilke motiver har de? Hvad er deres livssituation? Osv. Du behøver naturligvis ikke vide alt om dem, deres familie, kæledyr og yndlingsfilm, men du skal vide det, der er relevant for opgaveløsningen. Hvis du eksempelvis arbejder i en mindre by, og det er en ung frivillig, kan det være relevant at vide, om de har planer om at flytte til en større by for at studere. Det finder du kun ud af, hvis du rent faktisk spørger ind til det.

3. Du får ikke skabt et tillidsfuldt rum
Hvis de to første punkter skal fungere ordentligt er udgangspunktet, at du skaber et tillidsfuldt rum, hvor der er mulighed for at opfylde de to første parametre. Meget ofte kan vi se tilbage på et mislykket engagement med undren: ”Hvordan kan han blive overrasket over, at der nogle gange ikke er så meget at lave? Det fortalte jeg jo til forventningsafstemningen”. Hvis du ikke har skabt et tillidsfuldt rum, hvor der er plads til undren og bekymringer, er der en risiko for, at den frivillige ikke får stillet de rigtige spørgsmål. Måske tænker de ikke videre over den information, du giver dem og får derfor ikke spurgt ind til deres bekymringer ift. perioder med lidt arbejde. Måske tør de ikke sige, at de er bekymrede over det, fordi de føler, at de skal imponere dig, og vise, at de er dygtige.
Der kan være mange forskellige grunde til, at rummet ikke understøtter den forventningsafstemning, du gerne vil have med den frivillige.

Som sagt er det svært at give specifikke retningslinjer, da der er stor forskel fra situation til situation – også i forhold til, hvordan man skaber det tillidsfulde rum. Nogle gange kan det gøres med et telefonopkald. Andre gange er det flere ugers kursus og føl-ordninger, hvor man får en dyb indsigt i opgaven, før man egentlig selv skal løse den. En forventningsafstemning behøver ikke foregå som et møde, men skal tilpasses den virkelighed der giver mening for jer.