Av Julia B. Hunt og Sylvia Jacobsen, seniorkonsulenter i Ingerfair

Juleferien er rett rundt hjørnet. Men før vi i Ingerfair tar ferie, vil vi fortsette fra der vi var, sist måned. Da skrev vi om hvordan man kan finne sin målgruppe.
Nå handler temaet om å komme ett skritt videre og faktisk rekruttere målgruppen.

Flere er ikke alltid bedre

Vi opplever ofte at organisasjoner har et bestemt strategisk mål om å rekruttere et gitt antall frivillige.Det har kanskje blitt bestemt at det skal bli 100 eller 1000 flere frivillige, i løpet av de neste årene.
Er det da blitt gjort noen overveielser om hvor mye det hjelper organisasjonen til å oppnå det den er satt i verden for?

For å oppnå suksess med rekrutteringen, bør dere starte med å finne ut hvorfor det gir mening for organisasjonen å få flere frivillige.

Er flere alltid bedre?
Det kreves ressurser og energi for å rekruttere frivillige.
Men også det å ivareta dem og holde engasjementet oppe, tar tid. Dere bør alltid vurdere om de frivillige lederne, aktivitetene og strukturen i organisasjonen, har plass til det antallet dere har ambisjoner om å rekruttere.

Det er ikke så lurt og bruke en masse energi på å rekruttere eksempelvis 50 nye frivillige hvis dine eksisterende kjernefrivillige blir utbrent eller overarbeidet.

Da står dere plutselig tilbake med 50 nye i en organisasjon som er blitt mer sårbar. Samtidig skal dere være sikre på at dere faktisk har bruk for flere frivillige.

Hvis dere ikke har ambisjoner om nye aktiviteter eller utskiftning av de eksisterende frivillige – hva skal de nye da gjøre?
De første vurderingene dere bør gjøre, er å se på følgende:

1) Hvor mange nye frivillige er det plass til?
2) Hva skal de gjøre?
Når dere har gjort disse vurderingene, kan dere begynne å gå videre fra målgruppe til rekruttering.

Bred eller smal rekruttering?

Når dere skal i gang med rekrutteringen må dere se på punktene over og tenk på om dere skal ha en bred eller smal rekruttering.
Se også på om det arbeidet dere ønsker å rekruttere til, krever spesiell kompetanse eller ikke.
Bred rekruttering er den vi kjenner fra annonser, oppslag på Facebook eller store kampanjer.

Bred rekruttering egner seg godt hvis dere generelt skal oppskalere deres frivilliggruppe, eller hvis dere vil rekruttere mange frivillige til et, eller flere spesifikke arrangementer som en festival eller en innsamling.

Det gir ikke mening å rekruttere bredt hvis dere kun søker etter en eller noen få konkrete frivillige roller.
Hvis dere skal bruke én frivillig, så bør dere finne en måte å målrette kommunikasjonen til hver enkelt person.
Hvis dere skal bruke flere hundre frivillige så skal deres kommunikasjon tilpasses.

Det lønner seg alltid å starte fra bunnen av å finne ut hvor mange frivillige dere gjerne vil rekruttere, og hvilke opgaver eller roller de frivillige skal ha. Deretter bør dere se på målgruppen å finne ut hvem dere vil bruke til de gitte oppgavene.

Finn deretter en kommunikasjonsform som passer til målgruppen dere har peilet ut. (se eventuelt siste nyhetsbrev)

En personlig oppfordring er alltid best

Forskning viser at mange gjerne vil gjøre frivillig arbeid hvis de blir spurt. Det passer også med våres erfaringer og de eksemplene vi hører fra alle dere.
Jo mer personlig vi kan lage rekrutteringen desto høyere er sjansen for suksess.
Derfor: De store rekrutteringskampanjene fungerer ikke
med mindre dere står ovenfor et stort arrangement hvor dere skal bruke veldig mange frivillige, uten konkret kunnskap eller kompetanse.

Søk heller etter i deres nettverk og finn de som er ’nysgjerrige’ på deres organisasjon, eller de dere tenker kunne passe inn i målgruppen og ta dialogen én til én.
Det kan virke grenseoverskridende – men om alle i deres frivilliggruppe finner bare én i deres nettverk så er dere plutselig dobbelt så mange!

Når det gjelder de yngre frivillige er det viktig med den personlige kontakten og fokus på den enkeltes erfaringer, behov og kompetanse. Det skal være tydelig hvorfor jeg skal være frivillig for dere akkurat nå i forhold til både mitt eget liv og målgruppens behov.

Frem med historiene og begeistringen

Når dere nå setter i gang med å bruke nettverket så er deres personlige historier og erfaringer fra det frivillige arbeidet avgjørende.

Bruk tid på å snakke med hverandre om hvorfor dere er frivillige, hvilken forskjell dere føler at dere gjør og hvorfor det gir mening for dere.
Øv dere på hverandre eller på den prateglade medpassasjeren i bussen.
Er du ansatt og tillrettelegger skal du skape et rom der det er plass til å diskutere dette med de frivillige. “Hvorfor er dere frivillige hos oss?”
Hvor ofte har du spurt de frivillige om det? Det handler om å få begeistringen frem slik at den smitter – ikke ”du skal være frivillig hos oss”.
Vis heller hvor fantastisk og berikende det er å være frivillige hos dere!

Dette året har vært kjempe spennende. I år har det både vært nedturer og oppturer.
Vi har gitt ut den første håndboken om ledelse av frivillige som er gitt ut i Norge. Det er vi stolte av.
Vi har fått lov til å dele av vår kunnskap til mange av de flotte frivillige organisasjonene vi har her i Norge.
Vi har fått lov til å møte mange fantastiske mennesker på vår vei som alle brenner for en god sak og frivillighet.
Det gleder oss veldig at flere og flere ser verdien av å jobbe strategisk og profesjonelt med det frivillige miljøet. Gleder oss til å møte mange av dere på nyåret.

Med disse ord ønsker vi i Ingerfair dere en riktig god jul og et godt nyttår.