Av Sylvia Jacobsen og Frederik C. Boll

I forrige måned fokuserte vi på deg som tilrettelegger og koordinator av det frivillige arbeidet, og viktigheten av ledelse av frivillige.

Å jobbe med å utgjøre en forskjell for andre kan være hektisk, og som frivilligkoordinator har du alltid mange baller i luften. Du kjenner kanskje den “indre stemmen” som forteller deg at du må jobbe mer, hardere og fortere? Den stemmen som forteller deg at det kun er deg selv som er begrensningen for den forskjellen din organisasjon kan utgjøre.

Dette er frivilligkoordinatorens mareritt.

Det er et krevende arbeid å koordinere og lede frivillige. Frivilligkoordinatorens mareritt kan være å oppdage, at alt det harde arbeidet og de mange timene som er lagt i oppgaven, bygger på antagelser som ikke stemmer.

To måter å drive frivilligkoordinering på

Med en «faglige tilnærmingen» forholder man seg til frivillighetskoordinering som et fag. Man er veloverveid og overlater lite til tilfeldighetene. Man tar beslutninger på bakgrunn av sikre fakta og viker sjelden fra planen som er utarbeidet på forhånd.
Denne måten å drive på kan sammenlignes med en jeger som tar sitt gevær, lader det, sikter og skyter.

Den andre måten er mer iverksetterdrevene tilnærmingen.
Med en “iverksetterdreven tilnærming” er lite planlagt på forhånd. Nye ideer produseres hyppig og iverksettes fortløpende.
Man tar høy risiko og beslutningene tas på grunnlag av magefølelse. Sammenligner vi dette med jegeren over, kan man si at denne jegeren tar geværet, lader det, fyrer av og sikter i etterpå.

For noen år tilbake samarbeidet vi med Diakonissestiftelsen i Danmark og utviklet et peilemerke-verktøy som gjør det mulig å undersøke et frivillig miljø på grunnlag av forskjellige parametere. Dette peilemerkeverkøyet, som er en del av Frivillig Laboratoriets ledelsesverktøy, hjelper deg til å «sikte» med beregning, med utgangspunkt i fakta snarere enn magefølelsen.

Det er tilgjengelig for alle og kan finnes her.

Ta et oppgjør med makelighet

Frivilliginvolverende organisasjoner kan bli rammet av en form for makelighet.
I stedet for å “sikte” med bakgrunn i fakta, bygger man sitt frivilligmiljø på antagelser. Man gidder heller ikke å ta seg bryderiet med å undersøke om det man gjør er det mest virkningsfulle.

Nedenfor finner du seks fallgruver ved frivilliginvolverende organisasjoner som er rammet av makeligheten:

  1. Vi gjør en forskjell, men vi er ikke i stand til å bevise det
    De fleste frivillige organisasjoner utgjør en forskjell for noen eller noe. Det er imidlertid vanskelig å bevise dette uten å kunne vise til data som dokumenterer virkningen av arbeidet.
  2. Overdrevet fokus på rekruttering av nye frivillige..
    Mange frivillighetsstrategier innledes med å tallfeste et hårete rekrutteringsmål: Vi skal rekruttere x antall nye frivillige innen 2020, etc. I arbeidet med å realisere målet for nyrekruttering, mister man fokus på organisasjonens grunnleggende formål. Middelet blir dermed viktigere enn målet.
  1. Vi bruker ikke tid på å utvikle nye frivilliginvolverende aktiviteter, for hvis de vi forsøker å rekruttere ikke vil være med, så er det dem det er noe galt med – ikke vår organisasjon.
    Se for deg at du har slitt med å rekruttere nye frivillige over lengre tid, særlig yngre. Hvorfor er det slik; er det menneskene du prøver å rekruttere som er problemet, eller kan det være at aktivitetene du tilbyr oppleves som lite attraktive? Det er lett å skylde på andre når det butter imot, men når man opplever stagnasjon og tilbakegang, er det også nødvendig å se på vår eget arbeid, og revurdere innarbeidede strukturer og rutiner. En sunn organisasjon er i stadig utvikling, og tilpasser seg nye tider og ny etterspørsel. 
  1. Vi bruker kun tid og ressurser på å nå det overordna målet, og de eksisterende frivillige vi allerede har og glemmer å bruke tiden på å kartlegge om det finnes potensielle frivillige.
    Der man under punkt 2 lar seg forføre av hårete rekrutteringsmål, går man her til den motsatte ytterligheten. Man fokuserer kun på det overordnede målet og de eksisterende frivillige, uten å tenke på tilvekst av nye ildsjeler.
  1. Vi vet ikke om vi er gode til å jobbe med frivillige, eller om antallet av frivillige kun skyldes at vi har et godt varemerke. Vi er nemlig aldri blitt evaluert av våre frivillige, samarbeidspartnere eller brukerne våre.
    Det finnes ikke noe sweet spot i en frivillig forening, hvor alt bare fungerer og ting er plankekjøring. Det gjelder å være nysgjerrig og selvkritisk. Mange organisasjoner lar være å evaluere seg selv, og derfor overser de ofte mulighetene for å bli enda bedre som organisasjon.
  1. Vi øker budsjettet årlig for å kompensere for og anerkjenne de frivilliges innsats
    Hvis det er blitt viktigere å bruke penger på å ivareta de frivillige, enn på det å oppnå resultater gjennom det frivillige arbeidet, er det ofte et tegn på at noe er galt i organisasjonen. I et slikt scenario blir det vanskelig å vokse i antall frivillige uten at det blir dyrt. Det antyder også at de frivillige har glemt hvorfor de begynte å engasjere seg i utgangspunktet.

Unngår du disse fallgruvene kan ditt koordineringsarbeidet bli langt mer effektivt og mer en god drøm enn et mareritt.