Av Marie B. Holdt og Sylvia Jacobsen, seniorkonsulenter i Ingerfair

De fleste organisasjoner har med deres frivilligstrategi et ønske om flere frivillige. Flere hender til å løfte (flere) oppgaver. Men er organisasjonen i det hele tatt klar for ’flere frivillige’?

Alt for ofte ser vi i frivillige og offentlige organisasjoner et ønske om flere frivillige og/eller flere aktiviteter, men ingen fokus på hvadet egentlig betyr for organisasjonen. Hverken fra ledelsen eller fra de som leder flere frivillige. Og det er et problem, for hva skjer egentlig hvis det for eksempel kom 100 nye frivillige inn i organisasjonen?

Hvor mange personer kan en sjef lede?

Først og fremst kan man ta en kikk på hvor mange personer en person faktisk kan lede. Det er et emne, som det ikke er mye research på og samtidig stor uenighet om. Noen mener med sikkerhet at en sjef kan lede 10-12 ansatte, andre at det er 20-25, mens andre igjen mener, at en person kan lede omkring 100 ansatte. Det er selvfølgelig avhengig av hvilke område, man arbeider innenfor, hvilke oppgaver som skal gjennomføres og typen av medarbeider du leder.

Det sosiale forholdet

I forhold til arbeidet med frivillige snakker vi ofte om at nøkkelen til ledelse av frivillige er kjennskap til den enkelte frivillige, relasjonen til de frivillige og kjennskap til de frivilliges motiver for deres engasjement.

Antropolog Robin Dunbar har studert hvor mange personer én person kan ha et sosialt forhold til, og kom frem til et tall mellom 100-250 personer; det mest allment brukte antallet i denne sammenheng er 150. Altså 150 personer som det antall personer én person kjenner, oghar et sosialt forhold til.

Ledere av frivillige kjenner ikke de frivilliges behov

Ut fra Dunbars teori om hvor mange personer man kan kjenne ogha et sosialt forhold til, må antallet av frivillige en person kan lede være en del mindre enn 150.

I en spørreundersøkelse blant 30 erfarende frivillige fra forskjellige organisasjoner spurte vi hva de synes deres organisasjoner kunne gjøre for å bli bedre til samarbeide med frivillige. Uten unntak svarte de at samarbeid med frivillige ville forbedres hvis bare deres (frivillige som ansatte) ledere hadde en bedre forståelse for de frivilliges behov og motiver for deres engasjement. Ingen av de frivillige var f.eks. blitt spurt om hvorforde var frivillige i nettopp den organisasjonen.

Frivillige mener altså selv, at deres ledere skal og bør gjøre mer for å kjenne til de behov og motiver, de frivillige har for å kunne motivere, fastholde og lede frivillige. Men gør du det? Har du i det hele tatt tid til det?

Det er ditt ansvar å lede oppad

I forhold til din organisasjon, oppgaver som skal løses, og de frivillige som nettopp er i din organisasjon, er det din opgave som leder av frivillige å gøre overveielser omkring, hvor mange frivillige du kan lede. Det er her frivillighetens faglighet, som vi i Ingerfair så ofte snakker om, kommer inn. Du skal vite nøyaktig hva som kreves av deg å lede dine frivillige. Du skal vite når oppgaver og ansvar skal delegers, og når du skal lage et hierarki av undergrupper. Og det skal du kunne argumentere for oppad til din egen ledelse.

Gjør din organisasjon klar for flere frivillige

Så tilbake til spørsmålet i innledningen: Hva skjer egentlig hvis det kommer 100 nye frivillige inn i organisasjonen (eller hva er målet for deres frivilligstrategi)? Hva vil det kreve av deg, din måte å arbeide på, organiseringen av oppgavene og rollene, fastholdelsesstrukturene og ledelsen av de frivillige generelt? Har du ressursene som skal til for å lede flere frivillige? Har du organiseringen på plass for å sikre at de frivilliges behov og motiver er kjent og blir møtt så du kan fastholde og lede dem? Hvis ikke, så er det første skritt, før du går i gang med den nye rekrutteringsstrategi.