af Frederik C. Boll, Adm. direktør i Ingerfair, 2013

Der går stort set ikke en dag, hvor det ikke diskuteres, om integration af frivillige i opgaveløsningen kan frigive ressourcer hos ansatte. Men vi glemmer at diskutere, hvordan og hvor mange ressourcer, frivillige kan frigive. Forsøget bliver absurd, men lad os se, hvad der kommer frem, når vi prøver at opstille et regnestykke. Frivillige kan frigive 783.000 kr. om året i din organisation.

 

Forudsætninger for at udregne værdien af frivilligt arbejde

Før vi forsøger os med et bud på et regnestykke, bliver vi imidlertid nødt til at lave nogle forudsætninger.

  • Lad os forudsætte, at ingen laver den fejl at lade frivillige lave meningsløst arbejde. Det vil sige arbejde, hvor det særegne ved frivillighed – troværdighed og næstekærlighed – ikke kommer i spil.
  • Lad os forudsætte, at ingen laver den fejl at lade frivillige overtage ansattes stilling – bare uden løn.

Disse to forudsætninger er væsentlige for, at der i første omgang kan være tale om, at en organisation ønsker at arbejde med frivillige og ikke slaver.

 

Et regnestykke for udgifter og indtægter

Frivillige bidrager på mange måder til samfundet. Når diskussionerne går højt, handler det om demokrati, at tage ansvar for samfundet og civilsamfundets innovationspotentiale.

I vores tilfælde handler det derimod helt konkret om at vurdere, om det kan betale sig at inddrage frivillige i opgaveløsningen. Og det er denne økonomiske værdi, vi skal beregne. Vi skal altså finde ud af, hvor mange penge en organisation kan spare ved et integrere dem i opgaveløsningen. Derfor må vi dykke ned i udgifts- og indtægtsposter.

 

Udgifter og indtægter

Førend noget andet skal vi bruge en ansat koordinator for de frivillige. Vedkommende skal varetage alle opgaver omkring organisationens arbejde med frivillige. Det interessante i vores sammenhæng er, at vedkommende skal få flere frivillige med, sørge for at de bliver i organisationen og skabe organisationsstrukturer, så den enkelte får mulighed for at engagere sig mest muligt.

Vi ansætter en frivilligkoordinator på 20 timer om ugen. Vi får en billigt – til 250 kr. i timen. Det er 17.500 kr. om måneden (70 timer). Lad os se, hvad vores frivilligkoordinator bruger sine timer på.

 

Det indledende arbejde

Før vi begynder at finde de frivillige til organisationen, skal der udvikles opgaver til frivillige, skrives jobbeskrivelser, laves hjemmeside, samt findes de rette målgrupper. Der skal også skrives en frivilligstrategi, som afstemmes med organisationen. For at have et udgangspunkt for den forsatte rekruttering til organisationen, skal vi have en frivilliggruppe op og køre først. Der skal derfor findes og engageres 10 personer. Lad os sige, at alt dette skal gøres én gang. Skal det gøres ordentligt, tager det hurtigt den første måned for vores frivilligkoordinator.

 

Rekruttering og fastholdelse

For at få frivillige til organisationen er det nødvendigt med en rekrutteringsplatform. Det vil sige et sted, hvor frivillige kan møde organisationen og høre om det frivillige arbejde. Det kan f.eks. være en informationsaften. Sådanne kan afholdes en gang om måneden og vare en time. Det kræver yderligere to timers arbejde at forberede og afvikle en informationsaften, hvis vi tænker på at målgrupperne skal inviteres, der skal laves kaffe og forberedes et lille oplæg, ryddes op, samt at nogle nye frivillige først henvender sig, efter mødet er færdigt. Det er tre timers arbejde fast om måneden. Et forsigtigt bud er, at informationsaftener i gennemsnit giver fem nye frivillige.

En god måde at fastholde frivillige på er at tilbyde frivilligaftner med gratis mad, gratis kaffe, når de arbejder og et årligt arrangement for de frivillige som tak for deres indsats. Et kvalificeret bud vil være, at der afsættes 10.000 kr. om året til dette (uanset antal frivillige). Samtidig bruger vores frivilligkoordinator også tid på den personlige og kollektive anerkendelse. I gennemsnit vil dette være to timer om måneden. Et bud vil være, at disse tiltag vil resultere i, at det gennemsnitligt frafald kun vil være på en frivillig om måneden.

Efter den første måned er den månedlige frivilligtilvækst således på fire.

 

Løbende ledelse, koordinering og udvikling af frivillige

Indragelse af frivillige kræver som sagt en frivilliggrupper, der kan modtage og oplære nye frivillige. Det første, vores frivilligkoordinator gjorde, var at skabe en frivilliggruppe på ti personer. Gruppens størrelse er tilpasset således, at den netop kan håndtere den månedlige tilvækst resten af året. Det vil sige, at gruppen ved udgangen af året er på 54 personer. Herefter skal der skabes en ny gruppe for at modtage flere frivillige. Vores frivilligkoordinator skal lave et opstartsforløb for denne frivilliggruppe. Skal det gøres ordentligt, hvor der tages hensyn til gruppedynamik, forventningsafstemninger mv. tager det mindst 12 timer for at opstarte en gruppe. Det kræves dog også, at vores frivilligkoordinator løbende er i kontakt med gruppen. Lad os sige, at vedkommende bruger fire timer om måneden på dette.

Et bæredygtigt frivilligmiljø handler bl.a. om at skabe selvkørende grupper, der selv kan finde nye frivillige, introducere dem til arbejdet og lede dem i praksis. Det kræver uddannelse af frivillige og tid fra vores frivilligkoordinator. Et forsigtigt bud vil være, at det tager 48 timer for vores frivilligkoordinator om året at forberede og afvikle opkvalificeringskurser for de frivillige.

 

Tid til andre opgaver

Vores frivilligkoordinator har således seks timer tilbage om måneden til at deltage i møder i organisationen, gå på kurser og løse administrative samt ad hoc opgaver.

Lad os antage at vores frivilligkoordinator med dette timeantal på sigt kan håndtere et frivilligmiljø med 162 frivillige, før vedkommende har for lidt tid. Det vil sige tre år.

 

Hvor mange årsværk udgør de frivilliges arbejde?

Det er svært at sige, hvor meget de frivillige vil arbejde, derfor følger vi et gennemsnitstal. En frivillig arbejder i gennemsnit 36 timer om året, dvs. at der skal 54 frivillige til at udgøre ét årsværks arbejde (1.924 timer). I vores tilfælde er det jo belejligt, at vores frivilligkoordinator netop skaber en gruppe på 54 frivillige det første år. Det vil sige, at fra det 2. år arbejder de frivillige minimum det, der svarer til et årsværk.

 

Regnestykket

  1. En frivilligkoordinator på 20 timer/ugen koster 17.500 kr. om måneden. Disse timer bruges på at finde ny frivillige, engagere og fastholde dem i organisationen.
  2. Herudover skal vi sætte 10.000 kr. af om året, samt tid til anerkendelse for at mindske frafaldet.
  3. En opstartsgruppe på 10 personer, og herefter 5 nye frivillige om måneden i et år. Hertil indregnes et frafald på 1 frivillig om måneden. Det er 54 frivillige på et år (11 mdr. med rekruttering). Dette gentages hvert år. Vores frivilligkoordinator kan fungere med 20 timer om ugen i fire år. (2. år = 54 frivillige, 3. år = 108 og 4. år = 162 frivillige). Herefter er det nødvendigt at bruge yderlige arbejdstimer på arbejdet.
  4. De frivillige arbejder i gennemsnit 3 timer om måneden. Det er 36 timer om året. Sagt på en anden måde, går der 54 frivillige på et årsværk.
  5. Lad os estimere værdien af et årsværk ud fra den samme løn, vores frivilligkoordinator får (250 kr./t*1924). Det vil sige, at 54 frivillige kan frigive 481.000 kr. om året.
  6. Modregnet vores frivilligkoordinatorsløn samt fastholdelsesmidler giver dette en årlig værditilførelse på 261.000 kr. om året efter det første år. Tredje år giver 522.000 kr., og fjerde år giver 783.000 kr. Såfremt organisationen ikke udvider kapaciteten med flere ansatte til at arbejde med frivillige, vil den årlige økonomiske gevinst være på 783.000 kr.

Konklusionen må være, at organisationen sætter penge til det første år, men herefter frigør den ressourcer ved at integrere frivillige.

 

Det er jo absurd!

Det er svært at udregne, hvor mange økonomiske ressourcer frivillige kan frigøre. Regnestykket ovenover har alt for mange ubekendte, der ikke er taget højde for. Også selvom vi laver regnestykket retrospektivt, dvs. estimerer, hvor mange økonomiske ressourcer frivillige frigiver i en organisation, som allerede bruger frivillige i opgaveløsningen.

Selvom det er muligt, er det jo absurd! De frivillige selv er jo ikke frivillige, fordi nogen skal spare penge, så hvorfor bliver vi ved med at diskutere integration af frivillige på dette præmis?

Selvfølgelig fordi frigivelse af økonomiske ressourcer er en positiv gevinst, når man integrerer frivillige i opgaveløsningen. Men det må ikke blive grunden til at arbejde med frivillige. Hvis vi vender tilbage til vores forudsætninger – at det frivillige arbejde skal give mening, og at frivillige ikke skal erstatte ansattes funktioner – ser vi straks regnestykkets absurditet:

Vi ved intet om indholdet af det frivillige arbejde. Er det meningsfuldt arbejde for de frivillige? Laver de unikke opgaver, hvor deres troværdighed, næstekærlighed, innovationsmuligheder og demokratiudviklingspotentiale kommer til udtryk?

Lad os hellere forsætte diskussionen om, hvad styrkerne er ved at integrere frivillige i opgaveløsningen, før vi glæder os over, at de kan frigive ressourcer.