Af: Troels Broberg Carlander, Chefkonsulent, Ingerfair

I forårets tidligere artikler beskrev Frederik og Marie ledelse ift. hhv. strategiarbejdet og den modstand, der måtte være under en forandringsproces. I denne artikel vil jeg se nærmere på en 3. og sidste del af ledelsesopgaven omkring forandringsprocesser – nemlig Monitorering og Evaluering (M&E).

Jeg vil beskrive en række faktorer og opmærksomhedspunkter man skal gøre sig bevidst inden man laver en plan for M&E. Alt for ofte oplever jeg processer hvor organisationer først reelt tænker på evalueringen, når en proces er ved at være færdig – og ofte er der kun særligt fokus på det, hvis der er noget, der er gået galt. Den forandringsproces jeg taler om her, kan være på alle niveauer og i alle størrelsesordner. I alle tilfælde er det relevant at være bevidst om de følgende punkter.

Kend din historie!

  1. Hvorfor laver vi processen?

Hvad er det vi gerne vil forandre eller opnå? Hvilke mål og delmål kan vi så definere. Hvis vi ikke har en klar ide om hvorfor vi overhovedet gør noget kan vi ikke forholde os til om vi lykkes med det. Der er jo selvfølgelig forskel på processer, og nogle vil have et klarere mål end andre. Men i alle tilfælde er det relevant at spørge sig selv hvorfor. I nogle tilfælde kan det være at det er selve det at blive mere tydelig og få klargjort en tydeligere proces, der er målet. Så er det jo netop det man skal forholde sig til.

Definer den ønskede situation!

  1. Hvornår er vi så i mål?

Der er mange forskellige måder at definere en ønsket fremtid på, men jeg kan godt lide at forestille mig den ønskede fremtid, og så planlægge efter hvordan man kommer derhen. Når man har et klart billede af den ønskede situation, er det meget lettere at definere mål og delmål.

Få alle med!

  1. Hvem er med i processen? Og hvornår er de med?

Hvis den ønskede forandring involverer store dele af organisationen, er der ganske givet også mange, der vil blive påvirket af processen. Måske er der endda mange mennesker med til at udføre processen – og måske er du også så heldig, at der er mange, både ansatte, frivillige og brugere, der er med til at monitorere og evaluere processen. I alle tilfælde skal du spørge dig selv, om hvem der bliver berørt af det, og, i den bedste af alle verdner, involvere dem. Ikke blot i udviklingen af processen, men i lige så høj grad i udviklingen af jeres M&E-plan. Hvad er det væsentligste at få viden om undervejs og til sidst? Det kan være at svarene er forskellige alt efter hvem der spørges. En af de udfordringer jeg hører i mange sammenhænge er, om man kan forlange at frivillige deltager i de ’kedelige’ opgaver. Dertil er mit svar et helt klart ’JA’. Så længe der er forventningsafstemt. Og så bliver det også lettere (og ikke så kedeligt) hvis de faktisk er involveret i hele processen. Derudover skal de selvfølgeligt være motiverede og kunne overskue opgaven, hvilket fører mig til den næste punkt:

Gør det enkelt!

  1. Hvordan får du lettest indsamlet data?

I mange tilfælde tænker man en evaluering som en rapport, der kan læses, sendes til fond, donor eller andre eksterne interessenter. Men hvorfor egentlig? Er det vigtigt, at det er et dokument? Hvem skal skrive det, og hvordan indsamles data? I nogle tilfælde er det nødvendigt med en rapport og i nogle tilfælde er det sikkert også det bedste. Men det skal helst være et aktivt tilvalg og ikke bare fordi det er det vi er vant til. Hvis du gør monitoreringen let udførlig og let tilgængelig, kan det muligvis give bedre data. Det kan være, at resultatet fra en workshop er 3 billeder med tilhørende billedtekst. Måske kan det give dig den nødvendige viden ift. at kunne styre processen i den rigtige retning. Det gør det i hvert fald mere sandsynligt at du kan få involveret flere i monitoreringsprocessen, hvis du gør det enkelt for dem at bidrage.

Fokusér på læringen

  1. Hvad lærer du løbende under processen?

Ud over de konkrete resultater, der fører til en direkte forandring, mener jeg også at det er vigtigt, at man sætter sig nogle gode monitoreringsindikatorer, der fokuserer på den opnåede læring. Både i forhold til at kunne justere processen, men også for at holde styr på alle de ting I opnår, der ikke direkte kan aflæses.