Af Julia Bjerre Hunt, Chefkonsulent i Ingerfair

Sommeren nærmer sig. De fleste ser frem til lange lyse aftner, hygge i parker og haver og måske tid til at læse den bog man fik i julegave. Men for ledere af frivillige kan denne glæde få selskab af en lille bekymring; mon mine frivillige stadig er der efter ferien?

Bekymringen indtræffer med god grund, for det er i ferierne, man som leder skal være ekstra opmærksom på at fastholde engagementet. Jeg har både i min egen ledelsespraksis og som konsulent, skulle finde gode bud på, hvad man gør i denne situation. Det er efterhånden gået op for mig, at udfordringerne på mange måder er de samme for de ledere, som skal fastholde i ferier som for de, der skal sikre fastholdelse på afstand – altså når man eksempelvis har frivillige rundt omkring i landet, som man sjældent møder. Det handler nemlig om distance – om det at være ’langt væk’ fra sine frivillige, hvad end det handler om den fysiske afstand på tværs af landet eller den mentale afstand som opstår i ferier eller aktivitetsfrie perioder, som man eksempelvis oplever det på festivaler, i den sæsonbestemte frivillighed med videre.

Det er en meget særlig ledelsessituation. Jeg vil her komme med mine bud på, hvordan kan løses. Mit fokus er på de to ting, som jeg finder afgørende for at kunne fastholde engagement på afstand; god kommunikation og stærke relationer.

Kommunikér løbende, inkluderende og klart

God dialog og kommunikation er en forudsætning for alle gode samarbejder. Vi ved fra vores frivilligkoordinatorundersøgelse, at 65% af de adspurgte frivilligkoordinatorer har ”mere tid til daglig kommunikation” som første prioritet over noget, de gerne ville kunne bruge mere tid på.  Og det giver rigtig god mening, i særdeleshed den kommunikation der foregår imellem at man mødes. Mine bud angående den gode og fastholdende kommunikation er:

Undgå radiostilhed

Intet nyt er IKKE godt nyt, når man er frivillig. At have en oplevelse af, at der går måneder, hvor man ikke hører noget, kan virkelig bidrage til, at man bliver i tvivl om, hvorvidt man stadig er ’med’ og værdsat eller man kan få fornemmelsen af på en eller anden måde, at være kørt ud på et sidespor. Det er ikke godt for fastholdelsen og derfor er det virkelig vigtigt, at du kommunikerer målrettet og helst personligt til de frivillige, du har. Det er ikke nok, at de får et nationalt nyhedsbrev til alle frivillige eller nogle facebookopdateringer. De skal vide, at du kan huske dem, og at du har tråd i, hvad der er vigtigt for dem. Det er ikke sikkert, du selv kan holde den direkte kontakt, men så kan det være, du har nogle mellemledere lokalt, som du kan kommunikere med, som kan varetage den nære kommunikation. Det vigtige er at sige noget. En melding som eksempelvis ”der er ikke sket mere, fordi hende, der skal beslutte noget, er på ferie” er meget bedre end ikke at give lyd fra sig. Det kan også handle om dit personlige engagement i de frivillige, hvor en besked som ”Jeg glæder mig virkelig til at komme til jeres møde i næste måned” kan gøre en forskel fremfor bare at melde sin ankomst.

Vær inkluderende fremfor informerende

Det er meget svært at lave involvering, som er lige god for alle. Til tider bliver resultatet så, at ingen inkluderes i beslutninger eller at det sker meget ad hoc bag linjerne. Hvis du skal skabe fastholdelse på afstand, så er det virkelig vigtigt, at der kommer nogle muligheder for at blive inkluderet i arbejdet løbende. Det er meget bedre, at de selv kan sige fra, fordi der fx er for langt til møderne, end at du på forhånd udelukker deres mulighed for at deltage med en antagelse om, at de vil mene at der er for langt. Det kan også være du skal skabe andre muligheder end fysisk fremmøde, så der er mulighed for alle for at bidrage. De frivillige er voksne og fornuftige mennesker, som godt selv kan prioritere deres tid, så gør det muligt at være med og lav processer der gør, at alle kan være med og høres på deres egne præmisser.

Vær tydelig når der skal handles

Når dine frivillige ikke sidder fysisk sammen og I har en grad af distance i samarbejdet, så skal du – hvis du vil have dem til at gøre noget – være meget tydelig i din kommunikation. At gemme en opfordring til at melde sig til noget, svare på en mødeindkaldelse eller andet ind i en masse anden kommunikation dur simpelthen ikke.

Hvis de skal melde sig til et møde så skriv ”Svar udbedes inden fredag – mødedatoer for efteråret” i emnefeltet på mailen. Hvis nogen har fået en opgave, sidste gang I mødtes, så følg op og sørg for, at der er forventningsafstemt om hvem, hvad, hvornår og hvordan de skal løse opgaven. Der skal ikke være ret meget rum for fortolkning, før det kan gå helt galt.

Giv plads til det sociale og relationer

Uanset hvordan man er organiseret, så er relationerne og fællesskabet i langt de fleste organisationer grundlaget for aktiviteterne. Vi ved også fra frivilligkoordinatorundersøgelsen, at man som frivilligkoordinator ville ønske at man kunne bruge mere tid på at motivere og fastholde sine frivillige (60%) og at det kan opleves meget frustrerende, at der ikke er tid til relationsarbejde. Min anbefaling er; prioritér det! Uagtet at det kan være både ressourcekrævende og besværligt, så er det virkelig vigtigt, at der er tid til relationerne, det sociale og det nære.

Prioritér relationerne

En relation som primært udvikles på mail, til få og sporadiske møder med lange mellemrum, har ikke gode vilkår. ”Ting sker, når mennesker, der kan lide hinanden, beslutter sig for at gøre noget sammen” sagde én i et projekt, jeg er tilknyttet for nyligt, og jeg er helt enig. Men man kan ikke nødvendigvis lide hinanden fra dag ét, og kan man først lide hinanden, så skal den relation også blive ved med at blive vedligeholdt, hvilket kræver tid. Men folk, der måske har haft et anstrengt forhold eller projekter, der har været svære at få til at fungere, kan ofte komme utroligt langt ved, at man alene prioriterer tid til det uformelle, hyggen og relationerne, så den prioritering er i langt de fleste tilfælde godt givet ud. Også selvom det betyder at du som konsulent skal køre til den anden ende af landet oftere end du ønsker, eller I skal sætte nogle ekstra mindre formelle samlinger i kalenderen i de ’døde’ perioder.

Vær ikke for effektiv og rationel i planlægningen

Mange steder kobles formelle og praktiske møder med sociale elementer. Det kan sådan set være meget udmærket hvis man er i en organisation, hvor man er tæt på hinanden og alle har deres primære relationer indenfor én bestemt gruppe/projekt/aktivitet. Men i de mere løst koblede organisationer, hvor man på flere måder kan være langt fra hinanden, er det vigtigt at undgå at være for effektiv og rationel i planlægningen. Der kan være behov for møder, som har en mere social, sammenknyttende karakter uden at der skal være en planlægningsmæssig ’undskyldning’. Det vil langt fra være alle frivillige der kommer og har det behov, men de der har, skal have muligheden – for vores sociale og relationelle behov er ikke ens.

Respektér værdien af relationer

Det sidste centrale i forhold til relationer handler om at respektere deres værdi. Desværre er mange frivilliginvolverende organisationer ikke dem med de mest stabile ansættelsesforhold, og af samme grund kan der være mange praktikanter, midlertidigt ansatte og andre ’løst tilknyttede’. Det kan virke smart at koble frivilligheden til eksempelvis praktikanter, men det er ofte en meget stor fejl. For der er ofte ikke tid til overlevering af relationerne (hvilket er noget mere end at give kontaktoplysninger og forklaring af ansvarsfordeling videre) og derved bliver nogle frivillige udsat for at skulle skifte ’tilknytning’ måske flere gange om året, hvilket ikke er hensigtsmæssigt. OG ikke mindst er der i de døde perioder ofte ikke nogen af disse mere løst tilknyttede tilstede på kontoret, hvorfor hele grupper og projekter kan blive tabt helt og skulle genstarte hver år i september og januar. Det bliver både frivillige og ansatte trætte af!

Med ønske om en god sommer fyldt med stærke relationer og god kommunikation vil jeg nu drage mod mit næste stop som frivillig; Roskilde Festival.