Af Troels Broberg Carlander, konsulent ­i Ingerfair

I forrige artikel skrev jeg om alle de skridt, der skal tages for at sikre, at den rekrutteringsindsats, I laver, giver mening. Men hvad så med dem, der selv kommer og banker på? Der har vi jo ikke sikret os, at vi har analyseret os frem til den helt rigtige frivillige, der lige passer ind til en given funktion?

Når de frivillige kommer af sig selv, kan du selvfølgelig ikke sikre dig, at vedkommende passer ind lige der, hvor du har allermest brug for nye frivillige. Derfor er du nødt til at være bevidst om nogle forskellige ting:

  1. hvilke positioner har du, hvor en ekstra frivillig kan få en plads, der giver mening for sagen eller målgruppen?
  2. I forlængelse: hvordan sikrer du dig, at du ikke siger ja per refleks, hvis vedkommende ikke giver nogen værdi til organisationen?
  3. Hvordan finder du frem til, hvilke kompetencer og motiver den frivillige egentlig har, så du kan give vedkommende opgaver, der både giver mening for både organisationen og for den frivillige selv?

Lad os sammen se på, hvad der skal til, for at besvare hvert spørgsmål.

 

Hvilke positioner har du?

For at kunne svare på det første spørgsmål er det nødvendigt, at du laver alt det forarbejde, som du også skal lave, før du kan gå i gang med den aktive rekruttering. Du skal have et overblik over hele organisationen, og hvilke roller der er, så du kan sikre dig, at du ikke overser en mulighed. Selv hvis den frivillige kommer med sit eget ønske, skal du være i stand til at vurdere, om det er det rigtige sted at placere vedkommende. Måske ville de kunne bidrage i endnu højere grad et andet sted? – Selvfølgelig stadig med respekt for den frivilliges egne ønsker.

 

Hvordan undgår du at sige ja per refleks?

Du må gerne sige nej til en frivillig. Det er faktisk vigtigt, at du er i stand til det at sige nej, hvis vedkommende ikke har lyst til at påtage sig en af de opgaver, der giver mening for jer. Selvfølgelig skal man i de fleste tilfælde være fleksibel og give mulighed for at deltage i flere forskellige aktiviteter, men ind i mellem er der nogen, der ikke kan bidrage til sagen på trods af de bedste intentioner.

I dette tilfælde ville det være optimalt at have overblik over andre frivillige indsatser inden for jeres felt eller geografiske område, så du ikke bare sender vedkommende væk med en blank afvisning. Her kan det lokale frivilligcenter nogle gange være til hjælp.

 

Hvordan finder du frem til den frivilliges kompetencer og motiver?

Dette handler i høj grad om forventningsafstemning (Jo, det er selvfølgelig også nødvendigt for at kunne tage gode beslutninger i punkt 1 og 2!). Som jeg ser det, er der tre ting, der skal opfyldes, for at en forventningsafstemning kan siges at være god. Min erfaring er, at de fleste er bedst til det første og tænker for lidt over det sidste.

Vurdér selv, om det også gælder for dig:

  • Vi er som regel ret gode til at forklare, hvad opgaven indebærer, og hvilken grad af ansvar der følger med. Det er naturligvis også vigtigt, så den frivillige ikke bliver overrasket, når vedkommende starter på at udføre sine opgaver. De steder jeg oftest oplever, at det ikke bliver gjort tydeligt nok, er i bestyrelsesarbejdet. Det kan være svært at få folk til at stille op, og så taler man arbejdsmængden ned. I nogle tilfælde betyder det, at folk bliver overraskede over, at det faktisk kræver mere end blot at deltage til 4 to-timers møder i løbet af året.
  • En anden vigtig ting, som man nogle gange glemmer, er at spørge ordentligt ind til den frivilliges motiver, livssituation m.m. Det er naturligvis vigtigt at vide om den opgave, man giver den frivillige, er realistisk. Hvis du sidder med en enlig forælder til små børn, så er det nok ikke relevant at tilbyde dem et job, der kræver en masse aftenarbejde væk fra hjemmet. Hvis du glemmer dette punkt, risikerer du et meget højt frafald, da det ofte viser sig, at opgaven ikke møder den enkeltes motiver.
  • Det sidste element er i virkeligheden det, der lægger fundamentet for at de to forrige punkter kan lade sig gøre. Alligevel, er der mange, som glemmer vigtigheden af. Nemlig at skabe et tillidsfyldt rum for kommunikation om arbejdsopgaver, forventninger og den frivilliges livssituation.Hvis ikke der er en grundfølelse af tillid mellem parterne, kan man ikke regne med de aftaler, der bliver indgået. Jeg har oplevet, at nye frivillige har taget munden for fuld i forhold til hårdt frivilligt arbejde med udsatte borgere, fordi de ville virke som stærke og ansvarsfulde mennesker til samtalen. Det har betyder, at de har taget for mange vagter, og simpelthen har knækket nakken på arbejdsbyrden. De vidste jo egentlig ikke, hvad de sagde ja til.Her er det vigtigt, at du som repræsentant for organisationen sætter dig i øjenhøjde, og gør det tilladeligt for den nye frivillige at have tvivl og bekymringer. Der er selvfølgelig stor forskel på, hvad det tillidsfulde rum kræver – afhængigt af opgaven. Hvis det er til en landsindsamling, er det måske nok med en mail som kommunikation, mens det muligvis kræver flere samtaler og sammenhængende kursusdage, hvis der er tale om rejser til sårbare stater og verdens brændpunkter.

 

Med disse to artikler, håber jeg, at jeg har givet dig et indblik i noget af det, der skal til, før man kan finde de rigtige frivillige. Rekruttering behøver nemlig ikke være den slemme tidsrøver, der aldrig helt lykkes. Det kræver blot, at du gør dit forarbejde.