Af Julia Bjerre Hunt, Konsulent i Ingerfair

Jeg har været frivillig på Roskilde Festival siden 2001 – siden 2006 med ledelse af frivillige. Da det gik heftigst for sig, lagde jeg op til 20 timer om ugen i månederne op til festivalen, og en indsats i døgndrift under opbygningen og afviklingen af festivalen. Det er meget, det er hårdt, det er vanvittigt – men det er også sjovt, udviklende, menneskelighedsbekræftende og helt og aldeles vanedannende.

Jeg er ofte blevet spurgt, hvorfor jeg gider gøre alt det frivilligt. Mit svar har været, at hvis jeg skulle have løn for det – så havde de ikke penge nok. Det er selve det, at få lov til at gøre det frivilligt, som har udgjort den største værdi for mig. At sidde med et budget på 1,5 million og det øverste ansvar for 650 frivillige, at få lov at begå fejl, stille dumme spørgsmål, udvikle sig, lære af de erfarne frivillige – og ikke mindst have en fest og et fabelagtigt fællesskab imens man gør det. Det er helt unikt, og så er vi tilbage til det vanedannende!

I år har jeg så den helt særlige fornøjelse også at undervise på Roskilde Festivals interne lederuddannelser, både for festivalens egne frivillige ledere – og for ledere i foreningerne.

Det er en fantastisk lejlighed til at koble mine egne erfaringer, med den værktøjskasse jeg arbejder med til hverdag i Ingerfair. Min forberedelse og tilpasning af værktøjer til festivalsammenhængen, har konkretiseret for mig, hvad det er der gør festivalfrivilligheden – og ledelse af frivillige i den sammenhæng – helt særlig. Det drejer sig hovedsageligt om tre ting:

 

Lige nu, lige her – og videre i teksten

Festivaller kører under afviklingen i en lidt anden tidsregning end det omkringliggende samfund. Hvis noget er et problem NU, så har du hverken dage eller timer til at reagere. Derfor bliver ledelse meget ofte til et spørgsmål om at håndtere det i øjeblikket mest presserende problem. Det skal man så gøre på en måde, hvor man så godt som muligt får prioriteret, hvad man som leder bare skal handle på, og hvornår det giver mening at udsætte en beslutning eller en handling, så man kan få sine frivillige med i processen.

Samtidig skal man også øve sig i, at sige undskyld og give en krammer. For man får unægtelig trådt nogen over tæerne, overset nogle aftaler eller overskredet sit eget ledelsesrum. Og ligesom med beslutningerne, har man ikke dage og timer, når relationen og samarbejdet skal tilbage på sporet. Det er bedre bare at få sagt undskyld straks man indser sin fejl, så man kan komme videre i teksten. Heldigvis har de fleste forståelse for de præmisser, man arbejder under: Det er mere presset, og man bliver tvunget ud i nogle situationer, som man i andre frivillige organisationer kan have en bedre proces omkring.

 

Kend dine frivillige – og gør dem selvkørende!

For bedst muligt at kunne inddrage de frivillige i de rigtige processer, og undgå for mange undskyldningskrammere, kræver det at man kender sine nærmeste frivillige rigtig godt. Alle er forskellige, og har forskellige behov og prioriteter – og dem skal man som leder kende til, uden at man behøver at spørge hele tiden. Jo mere der under afviklingen kan køre på kendskab og rutine, des mere overskud er der til at håndtere de hundredevis af uforudsete udfordringer, der indtræffer.

Kendskab er også nøglen til at få selvkørende frivillige. Man skal give ansvar og ejerskab på præcist de områder, hvor den enkelte frivillige ønsker det, og være den motiverende og anerkendende leder der hvor de har behov for det. Det handler om de frivillige, og deres behov. Jo bedre en idé man har om, hvad der virker for ens frivillige – des bedre kan man bruge sin tid når det brænder på, og der er behov for en ’leder’.

 

Sørg for tid til øl og fællesskab

Jeg siger altid ”Aktiviteter tiltrækker, fællesskaber fastholder” og der er Roskilde Festival og øvrige festivaller og events ingen undtagelse. Det er selve det at ’lave Roskilde’ der får mange frivillige ledere til at være med. Men når det regner på 5. dag, der er mudder overalt, publikum har væltet et hegn, halvdelen ikke møder op til deres vagt eller vi er løbet tør for varm kaffe, så er det ikke ’Roskilde Festival’ der får folk til stadig at stå der; det gør den gode leder, og det gør det nære fællesskab, man har forpligtiget sig ind i.

Derfor må det ikke blive ren produktion og afvikling. Festivaller er kæmpe maskinerier, men der må og skal være plads til øl og fællesskab. Man skal kende hinanden, man skal ville hinanden og føle sig forpligtiget overfor hinanden. Det er meget sværere at svigte sine kammarater, end det er at svigte en kæmpe organisation. Det er også meget sjovere at stå i mudder til knæene, hvis man står der sammen med andre.

Derfor; lær dine frivillige at kende, det er en god investering, og sørg for plads til øl og fællesskab, også selvom der altid er udfordringer, der skal håndteres, og beslutninger der skal træffes.