af Frederik C. Boll, direktør i Ingerfair

Når man starter nye frivilliggrupper, tager det ofte tid, før gruppen begynder at arbejde godt sammen og levere de ønskede resultater. Nogle gange kommer gruppen aldrig rigtig i gang, og andre gange tager det så lang tid for gruppen at levere resultater, at de frivillige selv mister motivationen.

Herunder finde du nogle redskaber til at arbejde med nye frivilliggrupper.

Du finder:

  • Speed dating
  • Forventningsafstemning
  • Håndtering af nye ideer
  • Det ideelle samarbejde

 

Speed dating

Speed dating er en sjov måde at lade frivillige præsentere sig over for hinanden på. Speed dating er et redskab til at bryde isen og få de frivillige til at fortælle lidt mere om sig selv end blot deres navn og alder.

Målet med speed dating er at lade mange frivillige præsentere sig for hinanden på relativt kort tid. Det kan ofte være en fordel at lade frivillige præsentere sig for hinanden på en utraditionel måde, fordi det er med til at opbygge en hyggelig og sjov stemning. Det skaber også energi at bryde med de frivilliges comfort zone på denne måde, fordi alle sættes i samme situation.

 

 

  1. Introduktion til speed dating

(Tid: 2 min)

Bed alle deltagere rejse sig op og gå ud midt på gulvet.

Bed dem danne to lige lange rækker med ansigterne mod hinanden.

Forklar at formålet med speed dating.

Fortæl, hvad du vil have deltagerne til at fortælle om sig selv. F.eks. Navn, alder, kæledyr, ynglingsfilm, hvor lang tid de har været med i organisationen, hvorfor de er/vil være frivillige osv.

Forklar, at først taler den ene i 1 min, bagefter taler den anden i 1 min. Første gang de hører en lyd (f.eks. klang på glas) skal de bytte, så den anden fortæller. Anden gang de hører lyden skal den ene række gå til højre, mens den anden række bare bliver stående. Og så fremdeles.

 

  1. Under speed dating

(Tid: Varierende)

Hvor lang tid du skal sætte af, afhænger af deltagerantal og hvor lang tid de får til at fortælle om sig selv. Sørg dog for at hele speed dating seancen ikke tager mere en 30 min.

Hold øje med tiden og vær konsekvent, når deltagerne skal flytte plads – også selv om de ikke er færdige med at fortælle.

 

  1. Debrief

(Tid: 5 min)

Speed dating kan bruges til at skabe en fælles grund blandt deltagerne. Det kan være, du har bedt dem om at fortælle, hvorfor de er/vil være frivillige, og det kan du udnytte til at skabe energi blandt deltagerne.

Spørg, om de blev overrasket over noget.

Spørg, hvorfor de tror, det forholder sig sådanne.

Spørg, om deltagerne mener, denne viden kan bruges til noget konstruktivt.

 

Forventningsafstemning

Som frivilligkoordinator er det vigtigt, at både du og dine frivillige har et klart overblik over, hvilke ressourcer der er til rådighed i gruppen. Forventningsafstemning er et redskab til at synliggøre gruppens potentiale. Det er lettere at nå målet, når I kender hverandres forventninger til projektet og hinanden!

Målet med at lave en forventningsafstemning er at beskrive de frivilliges og dine egne forventninger og bekymringer til det kommende eller nuværende projekt, I arbejder med.

Gennem en forventningsafstemning kan I synliggøre hinandens bidrag til projektet, og I kan lokalisere muligheder og udfordringer for gruppen.

Forventningsafstemningen er også din måde som frivilligkoordinator at kommunikere din rolle og dine forventninger til de frivillige – og forhåbentligt at undgå misforståelser mellem dig og de frivillige i løbet af projektet.

 

  1. Introduktion til forventningsafstemning

(Tid: 5 min)

Få alle til at føle sig velkomne. Introducer kort målet med forventningsafstemningen, og forklar de tre forskellige emner:

Forventninger: Ønsker, berigelser, læringsmål, håb, personlig udvikling.

F.eks. ”Hvad vil jeg gerne have ud af at være frivillig?”

Bekymringer: svagheder, behov, noget man frygter.

F.eks. ”Hvad mangler jeg for at kunne løse opgaven?”

Input: Engagement, faglige – eller personlige kompetencer.

F.eks. ”Hvad er jeg god til som resten af gruppen kan drage nytte af?”

 

  1. Skriv forventninger, bekymringer og input

(Tid: 10 min)

De frivillige skriver individuelt deres forventninger, bekymringer og input på post-it’s. Giv de frivillige 2-3 min til hvert emne.

Skriv dine egne forventninger, bekymringer og input samtidig med, at de frivillige skriver deres. Sæt plakater op, hvor du har tegnet træer på.

Husk post-it’s

 

  1. Præsenter forventninger, bekymringer og input

(Tid: 25 min)

De frivillige får hver 1 min til at:

Læse deres forventninger, bekymringer og input højt og sætte dem på de respektive plakater

Herefter deles de frivillige i tre grupper, og hver gruppe arrangerer hhv. forventninger, bekymringer og input på hver plakat i tematikker.

De frivillige skulle gerne opdage, at de deler mange forventninger og bekymringer. De får også et billede af gruppens samlede input til projektet (team spirit vokser!).

Du får et indblik i gruppens styrker og svagheder og kan fremadrettet fokusere arbejdet med de frivillige i projektet.

Husk at anerkende gruppen. Gruppen har synliggjort deres potentiale, og ved at de har gjort dette, skaber de en stærk team spirit og følelse af at kunne realisere projektets mål. Husk at fortælle de frivillige dette!

 

Organisationens håndtering af nye ideer til aktiviteter

Nye ideer er godt! De giver input til andre måder at gøre tingene på, nye måder at gøre opmærksom på din organisations vision, nye måder at gøre det sjovt at være frivillig osv. Hvis din organisation er et sted, hvor nye ideer kan realiseres, kan det skabe gode historier som virker motiverende på nye frivillige. Det skaber fornemmelsen af, at organisationen er dynamisk, innovativ og inkluderende. Men nye ideer kan også være svære at håndtere. Det kræver energi, ressourcer, uddelegering af ejerskab og tid at realisere nye ideer. Det er ikke alle ideer, der er lige gode, og det er ikke alle ideer, der er lige realistiske.

Formålet med håndtering af nye ideer til aktiviteter er at skabe rum for, at nye ideer er velkomne, men samtidig kunne vise, hvorfor ikke alle ideer bliver realiseret.

 

  1. Fortæl frivillige hvor og hvornår man kan præsentere nye ideer. Overvej, om det er passende at gøre på møder, hvor der er mange potentielle frivillige, der vil høre om, hvad de kan engagere sig i. Nogle gange kan det være en fordel at nye ideer bliver præsenteret på møder, som ikke handler om, hvad potentielle frivillige kan engagere sig i. Det kan virke overvældende at skulle tage stilling til om en ide er god eller ej, når man ikke kender organisationen.
  2. Når en ny ide præsenteres, skal denne håndteres. I skal udvikle en tjekliste, der afgør, om ideen er holdbar og kan realiseres. Pointen er, at den, der fremsætter en ny idé, bruger tjeklisten på ideen før den fremlægges for resten af gruppen. En tjekliste kan indeholde følgende punkter:
    – Hvad går ideen ud på?
    – Knytter din ide sig til organisationens formål? I så fald hvordan?
    – Hvad skal frivillige lave i aktiviteten?
    – Hvilke forskellige frivilligroller findes der i aktiviteten?
    – Hvor lang tid løber aktiviteten over?
    – Hvor mange frivillige skal du bruge?
    – Hvem tror du vil være frivillige?
    – Hvordan skaffer du dem?
    – Koster det penge?
    – Hvem skal betale?
    – OSV…
  1. En måde at vurdere, om ideen er god eller ej, er at diskutere, om ideen kan realiseres nu, om den først kan realiseres på et senere tidspunkt, eller om den er for svær at realisere. I kan også vurdere ideen ud fra, hvor relevant den er i forhold til det arbejde, I laver i organisationen.

 

Det ideelle samarbejde

Det ideelle samarbejde – en øvelse til at fastlægge spilleregler for samarbejdet i en gruppe. Øvelsen er en diskussion om, hvordan medlemmerne af en gruppe ideelt set gerne vil arbejde sammen. På baggrund heraf en udarbejdelse af et sæt fælles spilleregler.

(Tid: Mellem 30 min og 2 timer)

  1. Bed alle deltagere i gruppen om individuelt at reflektere over (5-10 min):
    – Hvordan de ideelt set gerne vil kommunikere i en gruppe?
    – Hvordan de ideelt set gerne vil samarbejde i en gruppe?
  1. Tag en runde, hvor alle deler, hvad de har skrevet ned. Der tages fælles noter på en flipover.
  1. Tag en diskussion om, hvorvidt I skal ændre noget i gruppes måde at arbejde sammen og kommunikere på, for at komme nærmere gruppens idealer om kommunikation og samarbejde.
  1. Til sidst laves en liste over spilleregler og konkrete initiativer, I vil arbejde med i forhold til at sikre god kommunikation og samarbejde fremover. Det er en god ide at skrive listen ind og dele den med alle gruppemedlemmer, så I kan holde hinanden fast på de aftaler, I har lavet.