Av Elena Bogen Slydal og Sylvia Jacobsen

Frem til jul vil vi fokusere på organisasjonsutvikling og organisasjonskultur i våre artikler.

Her finner du desemberutgaven om strategiske prosesser.

Denne måneden er vi så heldige å ha med oss en medforfatter, Elena Bogen Slydal. Hun har  skrevet bacheloroppgave om organisasjonskultur, og hvordan kulturen påvirker organisasjonens evne til rekruttering. Vi kommer til å fokusere på de funnene som er aktuelle og interessante for deg som jobber med organisasjonsutvikling og kulturen i en organisasjon

I intervjuene med tillitsvalgte og ansatte kom det tydelig frem at det sjeldent eller aldri hadde blitt reflektert over egen organisasjonskultur. Vi tror vi ville ha fått lik respons i flere organisasjoner. Derfor setter vi i denne artikkelen fokus på viktigheten av å jobbe med bevisstgjøring og kartlegging av organisasjonskultur, og på denne måten tilpasse seg dagens frivillighet.

Hva er en organisasjonskultur?

Før vi går inn på undersøkelsens funn, er det viktig å klargjøre hva en organisasjonskultur er, og hvorfor det er så viktig for organisasjoner å være bevisste rundt egen kultur.

Fagbegrepet “Organisasjonskultur” henviser til kulturen som vokser frem blant medlemmer i en gruppe  (Jacobsen & Thorsvik, 2013). Kulturen kan være avgjørende for en organisasjons suksess eller nederlag. Å være bevisst på egen kultur, og hvordan denne kan styrkes, er et svært effektivt verktøy.

Alle store og små avgjørelser i organisasjonen er med på å forme kulturen. For eksempel, hvis organisasjonen tar et standpunkt om et kristent verdigrunnlag eller vedrørende partipolitisk uavhengighet, så vil dette bli en stor del av organisasjonskulturen. Samtidig utvikles kulturen av mindre avgjørelser som retningslinjer på hvordan man holder kurs, og vedtak på hvor mye styret skal bruke på lunsj.

 

Verdier og normer

Det er ingen tydelige og avklarte verdier som ligger til grunn for arbeidet som blir gjort, eller i organisasjonen generelt. Organisasjonen mangler en gjennomgang av verdigrunnlaget sitt, og hvilke verdier som skal ligge til grunn for drift av organisasjonen” – Informant 5.

Denne uttalelsen fra informant 5 oppsummerer i stor grad holdningen i den aktuelle organisasjonen. Det fantes ingen avklarte og styrende verdier sett bort fra vedtektene, og det var stor variasjon i hva informantene oppfatter som gjeldende verdier. Dette kan en anta er likt i andre organisasjoner som ikke har jobbet med kulturen, og et manglende felles verdigrunnlag kan gi et usunt spillerom for de tillitsvalgte i organisasjonen.

 

Samhold og fellesskap er viktige verdier i hele organisasjonen, noe som er kjernen i en pasientorganisasjon. Vi alle er jo der i utgangspunktet av samme grunn og jobber for samme sak” – Informant 2

Gjennom samtalene med informantene var samhold og fellesskap to verdier som gikk igjen i alle intervjuene, i tillegg var verdier som det “å gjøre en forskjell” og frivilligheten i seg selv gjentakende. Videre kom det frem at i sentralleddet profesjonalitet og nøyaktighet viktigere enn i andre ledd. Det er høy sannsynlighet for at dette er noe som er likt i flere organisasjoner.

Informant 3 uttrykte det slik “Det er i hvert fall slik vi ønsker å fremstå, selv om det kanskje ikke er helt sånn vi faktisk er”. Informant 2 bekrefter at det er variasjon i ønsket om å fremstå utad med et sett verdier og faktisk operere med et annet sett verdier innad. Særlig variasjonen mellom det å være en organisasjon som jobber for mennesker med en diagnose, og det å ikke kunne legge til rette for at tillitsvalgte skal kunne være syke ble påpekt.

 

Virkelighetsoppfatninger

Ofte flyter man med strømmen, og regner med at de som har jobbet med dette lenge vet best. Men det er langt fra sannheten. De som har vært lengst er ofte inngrodd i gamle normer og sannheter, og vanskelig å få med på nytenkning. Det er ikke lett å komme med forslag i en slik forsamling”– Informant 1

 

I organisasjonen er det en uskrevet regel at man er enig med flertallet. Det er vanlig at alle vedtak blir protokollført enstemmig, uavhengig om alle er enige eller ikke. Dette har skapt en norm som tilsier at man er enig med majoriteten, noe som er usunt for demokratiet i organisasjonen.  

Dette legger heller ikke til rette for debatt og drøfting rundt saker. Denne holdningen fører og til at når det først er en uenighet, som ikke kan ties i hjel, så blir det raskt en unødvendig stor konflikt. Informant 5 beskrev dette fenomenet på denne måten “Det er som togskinner. Enten må du sette deg på toget og bare bli med dit toget kjører, eller så vil du ikke bli en del av gjengen, eller i verste fall utfryst”.

En av informantene understreket at det er vanskelig å skifte flertallets holdning, uavhengig om det gjelder en sak eller en person. Dette kan føre til at kompetente mennesker ikke blir valgt inn i tillitsverv og ikke blir hørt, særlig hvis vedkommende i tillegg er utenfor den homogene medlemsmassen og stiller spørsmålstegn ved avgjørelser. Dette viser hvor viktig det er at en organisasjon er mangfoldig, og dens tillitsvalgte er åpne og endringsvillige.

Rekruttere og beholde tillitsvalgte

Informantene ble spurt om hvordan organisasjonen kan rekruttere flere og beholde frivillige. I følge Boll (2017) så er en av utfordringene med rekruttering at samfunnet har endret seg mye gjennom de siste tiårene, og frivilligheten ikke har fulgt samme utvikling.

Den yngre generasjon er interessert i å være med, men ikke på de vilkårene som tradisjonelle organisasjoner kan tilby. Tillitsverv og styrearbeid er viktig for organisasjonen, men hvis det ikke er det de frivillige ønsker å bidra med så er man nødt til å tenke annerledes. Alle informantene påpekte at organisasjonen trenger å fornye seg for å tiltrekke seg nye medlemmer og tillitsvalgte. Det samme gjelder organisasjonens aktiviteter og tilbud. Hvis medlemmene ikke møter opp på det som arrangeres, så er det kanskje et uttrykk for at tilbudene ikke passer til den medlemsmassen man har, og ikke medlemmenes manglende interesse.

Informant 4 uttalte at årsaken til at tillitsvalgte blir i organisasjonen er at det føler at de svikter hvis de fratrer vervet sitt, og det er et uheldig grunnlag å bli i vervet sitt på. Ellers var det å få ta ansvar, være en del av fellesskapet, og gjøre en forskjell som ble nevnt som årsaker til at tillitsvalgte ble i organisasjonen.  

Når det kommer til hvorfor tillitsvalgte velger å forlate organisasjonen var utbrenthet, manglende interesse, konflikter, lite tilbakemelding og vanskelig å få gehør for nye tanker og ideer årsaker som ble nevnt av informantene. Det ble og påpekt at manglende oppfølging og tilbakemelding fra sentralleddet i organisasjonen var en årsak til at tillitsvalgte ga seg.

Det er verdt å merke seg at det er de nyeste tillitsvalgte som faller bort først. De som har vært med i alle år blir her, mens de nye forsvinner”– Informant 6

 

Oppsummering

Det er ikke sånn at det finnes en riktig kultur. Det avhenger av organisasjonen og menneskene i og rundt den. En kultur med mye intern konkurranse vil oppleves forskjellig i en sportsklubb og en mekkeklubb. Derfor er din oppgave å finne ut hva som er rett i deres organisasjon.

En av de første tingene vi i Ingerfair anbefaler deg å gjøre er å starte med å lage en kulturanalyse og kartlegge det frivillige miljø i din organisasjon. Alle informantene i oppgaven var tydelige på hva de mente var nødvendig for at tillitsvalgte skulle bli i organisasjonen og kulturen skulle bli bedre. En reell sjanse til å være med å bestemme i organisasjonen, klare og tydelige stillingsinstrukser med god opplæring, samt en ledelse som setter pris på de frivilliges engasjement og arbeid. Svarene til disse informantene mener vi er et godt utgangspunkt. Dette er noe vi i Ingerfair ofte hører fra ansatte og frivillige som er engasjert i en organisasjon. Du finner blant annet mange gode verktøy i denne boken her(link)  

Flere av informantene var og innom problematikken med generasjonsskifte i organisasjonen- Ingerfair har jobbet mye med dette temaet, og har identifisert fem forskjellige generasjoner av frivillige. Organisasjonslivet er en av få arenaer der alle disse generasjonene jobber sammen, og det er flere utfordringer med å få dette samarbeidet til å fungere bra. Det kan leses mer om her.

Si i fra til oss i Ingerfair om du har behov for sparring før du går i gang med å kartlegge og analyserer din organisasjon.