Av sylvia Jacobsen, partner og seniorrådgiver Ingerfair.   

I november så satt vi fokus på organisasjonskultur og et fasitsvar på hva som er en riktig kultur. Det avhenger av organisasjonen og menneskene i og rundt den. En kultur med mye intern konkurranse vil oppleves forskjellig i en sportsklubb og en «mekkeklubb». Derfor er din oppgave å finne ut hva som er rett i deres organisasjon. En vurdering av organisasjonskultur henger ofte sammen med endringer, eller et behov for en strategisk prosess.

Planlegging av en strategiprosess

Før man starter er det viktig å etablere hva som er målet for aktivitetene til din organisasjon. Altså hva er din organisasjon satt i verden for å oppnå. I tillegg starter jeg alltid med å identifisere hva er vårt felles verdisett. Dette er et grep som kan hindre at uenigheter dukker opp underveis.

Deretter bør dere få kartlagt hvilke utfordringer deres organisasjon står ovenfor. Dette vil gi noen pekepinner på hva dere bør fokuserer, og hvilket resultat dere ønsker å oppnå med deres strategi.

En strategiprosess tar tid

Hva er de kritiske momentene ved å lage strategier i frivillige organisasjoner?
For en stund tilbake bisto en av mine kollegaer en organisasjon som måtte rydde opp etter en feilslått strategiprosess. I fravær av en planleggingsprosess hadde en liten gruppe mennesker satt i gang med å skrive en strategi. Dette var kompetente dyktige mennesker som selvsagt kunne klare å lage et godt dokument, men med et galt utgangspunkt og et formål om å komme fort i gang, var prosessen dømt til å mislykkes. Resultatet ble at mange i organisasjonen ble svært misfornøyde, og prosessen førte til et dårligere arbeidsmiljø.

Det er likevel god ledelse å dra i den såkalte nødbremsen, når prosjektet kommer skjevt ut. Og de er nå involvert i en bedre strategisk planleggingsprosess, hvor de setter av tid til en omfattende prosess, som involverer flere fra starten av.
Etter vår erfaring er at desto mer data man har og jo mer man har fått kartlagt, jo lettere er det å vite hvilken retning man skal gå. Et eksempel er svarene man har fått i forhold til hvor man ønsker å være om 50 år og hvilke frivillige ser vi at vi faktisk har behov for.

Forankring av strategien

Vi i Ingerfair mener at det er viktig å involvere en stor del av organisasjoner fra starten av.  Dette vil skape et eierskap til prosessen internt i organisasjonen, og gjøre prosessen bedre forankret. Vi mener ikke at hele organisasjonen skal være delaktige i hele prosessen, men vi vil anbefale at så mange som mulig er involvert i deler av den. Det er derfor viktig at ledelsen er klar over fordelene med å en bred involvering tidlig i prosessen. Vi ser at det å få engasjement helt ned på lokalt nivå, krever at mennesker føler seg hørt og delaktige i prosessene som kommer fra hovedkontoret.

Det kan derfor være effektivt å begrense ressursbruken sentralt og heller se på hvordan man på lokalt plan kan finne tidsmessige ressurser og engasjere de med hjelp og rådgivning fra sentralt hold. Det er viktig at de sentrale organene er på tilbudssiden. Gjennom å bistå med sparring og rådgivning kan man kartlegger lokale ressurser, for å finne ut hvem som kan bidra med hva, og fremdriften i prosessen.

Hvis du forankret den strategiske prosessen tidlig, og ser på hvordan vi får dette til å fungere sammen med de frivillige, er det store muligheter for at din strategiske prosess blir mer vellykket. Forankring skjer gjennom å spørre de frivillige om deres tanker, og f.eks. inviter dem med på å bestemme noen rammer for konkrete workshops. Vi anbefaler at lokale styrer informerer om prosessen, og involverer seg i å engasjere flere frivillige lokalt. Dette viser styrene at dere som sitter sentralt har tillit til dem, og vil for de frivillige ha en høyere grad av troverdighet. Dette gjør at når man da informere via nyhetsbrev, eller via mail, om at man sentralt er i gang med en strategi, eller faktisk lanserer en ferdig plan, så vet de fleste frivillige allerede dette. Noe som gjør at de føler seg hørt, sett og involvert fra starten av.

Til deg som skal i gang med en strategi, husk at prosessene aldri blir helt som man hadde tenkt seg. Den er ofte dynamisk, spennende og utfordrende. Faktorer som blir enda mer gjeldende om du involverer lokale krefter tidlig i prosessen.

Likevel er det slik at jo mer tilhørighet og eierskap organisasjonen som helhet har til strategien, jo sterkere blir det felles ønske om å lykkes.
Derfor mener vi i Ingerfair at selve prosessen i en strategisk planlegging er viktigere enn det strategiske dokumentet.

Har du et behov for å få sparring eller coaching i en innledende strategiprosess ta da gjerne en telefon til oss eller les mer her.