af Frederik C. Boll, Direktør i Ingerfair, 2013 

Afstemningen på oktober månedsdilemma gav klar besked. Hvis den omtalte frivilligkoordinator skal løse opgaven med at gå fra 300 til 1.000 frivillige, så kræver det, at der ansættes en ekstra person – det  viste 55% af besvarelserne i afstemningen. Men det var der jo netop ikke penge til. Så hvad gør vi så?

Jeg mener, at dilemmaet åbner op for en meget vigtig erkendelse blandt frivilligkoordinatorer og ledere af frivillige: Når vi får flere opgaver, har vi brug for flere ressourcer.

 

Frivilligkoordinering er ikke kun for ansatte

Som frivilligkoordinator eller leder af frivillige hjælper vi ofte kolleger eller kernefrivillige med at involvere frivillige i deres arbejde. Vi giver gode råd til, hvordan opgaver kan uddelegeres til frivillige. Det er vi gode til – ofte så gode, at frivillige også kan involveres i at løse vores egne opgaver.

 

Walk the talk

Du skal gå forrest og vise dine kolleger og kernefrivillige, at det er sjovt og nyttigt at involvere andre i sit arbejde. Som frivilligkoordinator og leder skal du også involvere frivillige i at løse dine kerneopgaver, f.eks.:

  • Rekrutteringen af nye frivillige
  • Være ansvarlige for at holde frivilligaftner eller andre sociale arrangementer
  • Stå for informationsaftner for nye frivillige
  • Sende interne nyhedsbreve ud
  • Søge penge
  • Holde frivilligmøder
  • Designe nye aktiviteter
  • Supervision og coaching

Når du beder dine kolleger om at tage frivillige med i deres arbejde, møder du måske argumenter som: ”De frivillige skal ikke løse det, som jeg er ansat til”, ”det kan de frivillige ikke finde ud af”, ”de frivillige er for ustabile”, ”de frivillige vil lave noget andet end det, jeg beder dem om”, ”de er her ikke, når jeg er på arbejde”, osv.

Hvis du selv har tænkt nogle af disse tanker, mens du læste ovenstående liste, så ved du, hvordan dine kolleger eller kernefrivillige tænker, når du beder dem involvere frivillige.

 

Organisering af en HR-frivilliggruppe

Kender du til arbejdspresset, som følger med ledelse og koordinering af frivillige, så kan du forsøge dig med at organisere en frivilliggruppe omkring selve ledelsen og koordineringen af frivillige.

Herunder er et par gode råd, men husk at starte i det små.

  1. Start med at etablere en gruppe af eksisterende frivillige (2-4 personer), som du ved brænder for at udvikle organisationen. Gør det ved at prikke udvalgte frivillige på skulderen. På den måde viser du dem et særligt ansvar og tillid, og de oplever at være meget vigtige for organisationen. Det skaber motivation og engagement.
  2. Giv gruppen et navn sammen med de frivillige. Det øger deres selvforståelse som en ny gruppe med nye arbejdsopgaver.
  3. Vælg den eller de opgaver, du ønsker at starte med at involvere dem i, og inviter gruppen til at brainstorme over, hvordan disse opgaver skal løses fremover af gruppen. Du skal ikke vælge svære og krævende opgaver som f.eks. rekruttering af nye frivillige som det første, men opgaver hvor gruppen hurtigt kan få succes, f.eks. afholde frivilligaftner e.l.
  4. Gør frivilliggruppen ansvarlig for at finde 1 til 2 personer, som de gerne vil have med i gruppen på sigt. På denne måde giver du dem ansvaret for selv at opretholde gruppen.
  5. Giv løbende flere opgaver til gruppen i takt med, at denne vokser og begynd at overveje at lave subgrupper med hvert deres ansvarsområde.