Av Marie Holdt og Sylvia Jacobsen, seniorkonsulenter i Ingerfair

 

En frivillig gruppe i en organisasjon er et av de få steder hvor du har mulighet for å møte Veteranene, Baby Boomers, Generasjon X, Y og Z samtidig. Dette er et interessant, men ikke alltid konfliktløst møte. For når de fem ’Generasjonene’ [1] er engasjert i samme sak oppstår det ofte uoverensstemmelser eller misforståelser. Som leder skal du ha fokus på dette dersom du ønsker en gruppe som arbeider sammen om saken.

Først og fremst skal du huske på å at du alle er forskjellige, og vi alle har vår egen personlighet. Men avhengig av når du er født har verden, som den var i den periode påvirket din ’generasjon’ og formet den måten du er på. Med forståelse for de forskjellige styrker og verdier som kjennetegner de forskjellige generasjoner kan du styrke samarbeidet og unngå et generasjonsskille der du i verstefall ser de frivillige forlate organisasjonen.

Generasjonssamarbeidet i den frivillige verden

Kort (og groft) sagt er vår erfaring at Veteraner ønsker detaljerende instrukser og veiledning. Baby Boomers fungerer best i teams, foretrekke møter og be om hjelp når det er bruk for det. Generasjon X er uavhengige, robuste og fleksible. Generasjon X arbeider best når de selv har redskapene for å nå målet. Generasjon Y responderer godt på; strukturer, utfordringer og læring de møter i organisasjonen og likesom Baby Boomers, arbeider de godt i team. Generasjon Z forventer å bli involvert og lyttet til. De er opplyste og kritiske, tilgang til verden, og er vant til å bruke nettverk sitt.

Denne artikkelen er skrevet på bakgrunn av vårt arbeid (lønnet og ulønnet) med frivillige i alderen 18-95 år gjennom de siste15 år. Både som frivillig leder og koordinator. Vi har også undervist i diverse organisasjoner i England, Danmark og Norge. Vi har begge vært i lokalet med alle de fem forskjellige generasjonene.

Generasjonenes forskjelligheter [2]

Generasjonenes forskjelligheter er formet av den tidsperiode de enkelte generasjoner er født i. Jo mer du vet om dem desto lettere blir det å lede dem. Under her presenterer vi en kort skissering av de fem generasjonene.

Veteranene (1925-1945) foretrekker detaljeret veiledning og instrukser. De følger dine veiledninger til punkt og prikke og stiller ikke spørsmål. I den frivillige verden er det de som planlegger deres liv omkring frivillighet. Det er viktig å holde hva man lover, og ikke skuffe noen.

Det er en generasjon som forholdsvis er blitt introduseret til IT-verden sent (mange var gått av med pensjon før det var vanlig å ha datamaskiner på arbeidsplassen). Mens mange har omfavnet den er det mange som er utrygge med den nye teknologien. For ikke å skuffe deg og seg selv velger de ofte å ikke ta del i aktiviteter hvor IT er involvert.

Baby Boomers (1946-1960) arbeider best i team, og motiveres av fellesmøter hvor tingene blir diskutert. Det er en generasjon som fikk flere muligheter. De er kreative, selvsikre og krevende, og går gjerne imot systemet hvis de er uenige i tingenes tilstand. Denne generasjonen av livsnytere er veldig aktive i forhold til Veteranene, og betegnes ofte som de ’travle pensjonistene’, og skal ha tid til reiser, golf, hobbier, trening, venner, familie m.m. Det frivillige engasjementet er viktig, spesielt fellesskapet. Med forbehold om at de andre aktiviteter også skal passe inn. Det er den største generasjonen vi har.

Generasjon X (1961-1975) er en generasjon som arbeider hardt.Satser på karrieren og elsker målbar suksess. De er uavhengige, robuste og fleksible. De arbeider best når de får redskapene til å nå resultatene selv. De er familiemennesker og er blitt foreldre i en sen alder. Deres barn blir innvolvert, lyttet til og lekt med. Deres frivillige engasjement er ofte sterkt knyttet til deres barn. Ofte vil de la være å engasjere seg som frivillig hvis de ikke kan ta deres barn med, eller hvis aktiviteter eller møter legges i et tidsrom som ikke er hensiktsmessig i forhold til deres daglige rutiner. Men er det aktiviteter som gir dem mulighet til å innvolvere deres barn,gjerne hvor de kan lære barna deres om natur, økologi eller medmenneskelighet, gjør de gjerne det.

Generasjon Y (1976-1990) er krevende og bortskjemte og ønsker å sette deres helt unike avtrykk i verden. De er generasjonen som er vokst opp med sosiale medier, de blogger og tagger bilder av deres eget liv, som de deler uten bekymring. De er åpne, tilpassningsdyktige og nysgjerrige. De engasjerer seg personlig og skal alltid kunne se en mening med det de gjør, ellers trekker de seg. De ønsker handling og ikke snakk. Deres venners meninger betyr mye. De er alltid online hvor de er vant til å ’like’ og dele alt, og søker mulighet for dette både i jobb og i deres frivillige engasjement. De er opptatt av personlig utvikling, og tror på at de kan skape sin egen fremtid. Derfor velger de det frivillige engasjement hvor de kan sette eget avtrykk og utvikle seg. De ønsker også at deres engasjement skal gi mening på et dypere plan. Det er en generasjon som arbeider godt i team. De liker utfordringer og ønsker å bli coachet i riktig retning.

Generasjon Z (1991-2005) ønsker felleskap, har en global forståelse, er fornuftsmennesker og er vokst opp med IT. De søker i stedet den personlige relasjonen. De kjenner ikke til livet før mobiltelefonen, og betrakter et liv uten cyberspace som steinalderen. Denne generasjonen er vant til å bli lyttet til. De er blitt snakket til som miniaturversjoner av voksne, og det forventes av dem at de har den samme dømmekraft, selvkontroll og evne til å resonnere. Det er ingen tvil om, at Z’erne vokser opp i en verden hvor de har mer makt og flere muligheter enn barn fra tidligere generasjoner. Derfor skal vi forvente en generasjon av frivillige som ønsker mer innflytelse og forventer å bli tatt med på råd når nye tiltak drøftes.

Beskrivelsene av arketypene gir en god fornemmelse av at det er forskjellige ting som legges vekt på, og forskjellige måter de enkelte generasjoner gjerne vil ledes på og snakkes til. Det gjelder i alle aspekter av det frivillige arbeidet.

Fem generasjoner i et rom

Jeg, Marie, hadde ansvar for en frivillig gruppe i England da jeg jobbet for Samaritan. Der traff jeg 15 frivillige. Alle fra de forskjellige generasjonene på en og samme tid. Der var blant annet Veteranen Rachel på 81, Baby Boomer Roy på 62, Gen X’en Sally på 46, Gen Y’en Magnus på 30 og den yngste i gruppen Andrew, Gen Z’en på 22.

Selv om alle Samaritans frivillige gjennomfører samme 6-ukers trening, så skilte de fem generasjonene seg markant ut i forhold til hvordan de foretrakk å motta trening, bli kommuniseret til og bli anerkjent på. Også min ledelse generelt. Det var utfordrende spesielt når treningsforløpet skulle følges opp. Nye tiltak skulle kommuniseres ut, regler følges ift. den støtte som ble gitt til ’brukerene’ av Samaritans. Samtidig som telefoner og dørklokker ringte. For det hele handlet naturligvis om brukerne. De var ofte i umiddelbar krise, og hadde bruk for en rolig stemme og samme professjonelle behandling.

Generasjonenes forventninger til trening

Vi skal kunne mestre forskjellige læringsstile for å møte de forventninger og behov de forskellige generasjonene har. Veteranene og Baby Boomerne liker gjerne den tradisjonelle klasseundervisning, men føler ofte ubehag ved rollespill, små grupper og trening, som går for tett på egen personlighet. De krever konstant tilbakemeldinger. Hvis de blir gitt mer selvstyrende trening krever de konstant tilbakemeldinger. Generasjon X, Y og Z ønsker mer interaksjon. Hvis det er klasseundervisning foretrekkes pcbasert eller videotrening og instruksjoner som de kan følge i eget tempo.

Samaritantreningen som består av korte opplegg og mange rollespill, ofte i store grupper var spesielt utfordrende for Veteranen Rachel. Baby Boomer Roy følte seg også usikker, og likte ikke å få tilbakemelding foran hele gruppen. Noe som ble praktisert I all opplæring på Samaritan. For begge var det absolutt nødvendig å gi detaljert tilbakemelding, og ofte følges opp i pausen. Dette for å sikre at de ikke tok personlig tilbakemeldingen. Gen X Sally, Gen Y Magnus og Gen Z Andrew var mer komfortabel med denne form for trening og tilbakemelding. Men spesielt Andrew stilte spørsmål til treningen og metoden, som i et kurs med en stram tidslinje for nye frivillige utfordret opplæringsteamet som ofte måtte ty til ’slik er det’ og ’det diskutere vi senere’ for å rekke alt.

Som underviser på treningsforløpet var jeg og mine medtrenere veldig bevisste på å forsøket med ’one size fits all’ langt i fra var optimalt. Vi måtte gjøre hva vi kunne for å få de alle grundig gjennom treningsforløpet. Men jeg vet at denne strenge strukturen som var laget i sammen med, og til Gen X, skulle passe til alle, gjorde at noen potensielle frivillige falt fra tidelig i forløpet.

Kommunikasjon på tvers av generasjonene

Generasjonene har hver deres måte å foretrekke kommunikasjon fra deg på som leder: Veteranene er vant til formaliteter – et notat, en personlig samtale eller en telefonsamtale. Baby Boomers foretrekker også den personlige kontakten, men har tilpasset seg telefonbeskjeder, SMS’er og e-post. Generasjon X ønsker den direkte og umiddelbare kontakt som e-post og SMS. Generasjon Y og Z kommuniserer best gjennom de sosiale medier, så det blir en del av deres allerede store sosiale nettverk. Kommunikasjon gjennom sosiale medier gjør det samtidig lettere for disse generasjoner å dele og engasjere andre når dette er nødvendig.

Med over 400 frivillige har min avdeling I Samaritan en utfordring ift. kommunikasjon. Når frivillige kom og gikk på deres forskjellige vakter, var det ikke alltid lett å finne ut av hvem som hadde fått hvilken informasjon. Derfor ble det brukt alle former for kommunikasjon. Tv – skjermer i telefonrommet, e-post til alle frivillige, printet info ved hver telefon og i fellesrommet. Samt detaljeret informasjon til meg som leder, så jeg kunne sikre at alle på min vakt kjente til den nye informasjonen. Det var tidskrevende for de få ansatte, men et absolutt ’must’ hvis organisasjonen ville nå alle de frivillige. En utfordring som organisasjonen, i motsettning til treningsforløpet klarte å mestre.

Forskjellige behov for motivasjon og anerkjennelse

Vi vet at anerkjennelse avhenger av den enkelte frivilliges motivasjon. Men generasjonenes forskjellighet påvirker også de frivilliges oppfattning av om han eller hun blir anerkjent.

Veteranene tenker at ’ingen nyheter er gode nyheter’, og forventer beskjed når et mål er nådd, eller det er noe de skal forholde seg til. Baby Boomers forventer at resultaterne blir anerkjennt offentligt og feiret med formelle prisutdelinger, middager, bilder og håndtrykk med styremedlemmer. Veteranene ønsker også denne form for anerkjennelse,men ønsker ikke dyrt innkjøp av nipsgjenstander. Dessuten forventer Baby Boomerne, at det er et naturlig hierarki, hvor man langsomt beveger seg oppadd. Generasjon X og Y ønsker rask og kontinuelig tilbakemelding og anerkjennelse for å sikre at de er på rett vei mot målet. Generasjon Y har dessuten forventninger om at det blir satt høye mål, og da målene er nådd så skal de bli anerkjent tilsvarene sin innsats. Generasjon Z forventer å bli involvert i løsningen og bli tatt med på råd hele veien igjennom. Disse generasjonene som setter pris på personlig utvikling ønsker i høyere grad anerkjennelse i form av mer ansvar, kurs og anbefalinger.

I telefonrommet visste jeg at Veteran Rachel ville si i fra om hun hadde bruk for hjelp. Erfaren som hun var, hadde hun stort sett aldrig bruk for den. Derfor var hun lett å glemme. Derfor skulle jeg hele tiden minne meg selv på også å debriefe henne. Når jeg gjorde det kunne jeg høre at hun som de andre, gjerne ville snakke om samtalene hun akkurat hadde hatt.

Gen Y Magnus og Gen Z Andrew følte seg anerkjent når de fikk muligheten til å snakke om alt ned til den minste detalj. Noe det ofte ikke var tid til. Derfor samlet vi oss etter vakten og snakket om stort og smått. Deretter oppfordret jeg de frivillige til å debriefe hverandre etter samtalene som et ledd i deres egen læring.

Gen X Sally var helt anderledes. Hun foretrak å klare alt selv. Noe som er vanskelig når man sitterer 15 personer i et 30 m2 rom. Sally måtte finne seg i at jeg lyttet , gav råd underveis og debriefet etter samtalene. Dette var en del av min rolle for å sikre kvaliteten i vårt arbeid. Jeg visste dette var grenseoverskridende for henne og noen av de andre frivillige. Det var viktig å vise at det ikke var personlig. Men at det til dels var for å sikre at de frivillige hadde det bra etter til tider veldig vanskelige samtaler, og til dels for å sikre at de frivillige lærte å bruke forskjellige samtaleteknikker. Med tiden ble det også en form for læring på tvers av nye og erfarne frivillige. De fikk lytte på vanskelige samtaler, og på den måten lære nye teknikker.

Ledelse av fem generasjoner frivillige

Du kan ikke endre på de frivillige og deres forskjelligheter. Derfor blir du nødt til å endre den måten du trener, kommuniserer, motiverer og generelt leder de frivillige på.

Når presset øker blir det vanskelig å differensiere sin ledelsesstil. Desto mer man lærer om de enkelte generasjoner, jo tydeligere blir det at ’one size fits all’ ikke er en optimal løsning.Kanskje gir denne forståelsen forklaringen på hvorfor det er så vanskelig å få alle i en gruppe til å gjøre det man gjerne vil ha dem til å gjøre. Derfor skal du som leder ut over å styre og begeistre din gruppe av frivillige. Gi deg selv tid til å reflektere over egen ledelsesstil og se til dine frivillige, deres behov og motivasjoner. Slik at dere sammen klarer de mål som er satt.

Det tar tid å jobbe med alle generasjoner på en gang, men tid som er verdt å investere i. Lykke til med generasjonsarbeidet!

[1]Genersjoner i denne sammenheng betegner de fem arketypene Veteraner, Baby Boomers, Generation X, Y og Z.

[2]Det er mange holdninger til oppdelingen av de forskjellige generasjoner. Noen mener f.eks at Generasjon X er fra 1960-1975, andre at den er fra 1961-1974, mens andre igen mener den slutter litt senere etterfulgt av Generasjon Y fra 1980’erne. Derfor skal disse årstallene (og generasjoner) taes med forbehold, og selvfølgelig skal vi huske at alle mennesker er unike, og ikke alle passer inn i arketypene. Et kjapt Google søk gir mer informasjon om generasjonene.