Af Julia B. Hunt og Troels B. Carlander, konsulenter i Ingerfair

I sidste nyhedsbrev skrev vi, hvad der kendetegner en god frivilligkoordinator. En af de vigtigste kompetencer er evnen til at flytte sig, være nysgerrig og vide at man aldrig bliver færdig. Det er en præmis i arbejdet med frivillige, at der ikke er noget sweet-spot, der er ikke en målstreg eller mulighed for at lukke sagen.

Det ved de fleste frivilligkoordinatorer godt, og vores oplevelse er, at det ikke kun er i samspillet mellem frivilligkoordinatoren og de frivillige, at udfordringerne opstår, det er faktisk mindst lige så ofte imellem frivilligkoordinatoren og den øvrige organisation, herunder kolleger og ledere.

Stå fast på din faglighed

Derfor er det afgørende, at du som frivilligkoordinator står på mål for den faglighed, du arbejder med i dit møde med frivillige, på samme måde som du vil gøre det med din fag-faglighed. En biolog råber vagt i gevær, hvis der er colibakterier i drikkevandet. En SOSU-assistent siger fra, hvis beboerne ikke kommer i bad. En kommunikationsmedarbejder kommenterer det, hvis en ansat eller politiker i organisationen ikke rammer det ønskede budskab. En frivilligkoordinator siger derfor naturligvis også fra, hvis rammerne for deres eller de frivilliges arbejde står i vejen for, at man kan opnå de mål, der er sat for det frivillige engagement.

Det handler om at lede udad og opad i organisationen. Når dine kolleger siger, ”Kan du ikke finde et par frivillige til det”, skal du ikke bare trække på skulderen. Du skal spørge, ”Må jeg bruge 5 minutter på at forklare, hvorfor jeg ikke bare kan det?”. Når chefen stiller spørgsmål ved, at der skal være et budget til dine frivilligdrevne aktiviteter, skal du vise hvad en frivillig faktisk koster – for det er ikke gratis. Når politikerne i din organisation vil sætte måltal på, hvor mange flere frivillige der skal være det næste år, skal du udfordre dem og spørge ”Hvad skal de lave, og hvorfor er det vigtigt?”.

Måske vil du hellere bruge din tid på at løse dine opgaver end at gå og udfordre dine kollegaer og ledelse, men hvis du skal have det nødvendige frirum til at arbejde med de frivillige, så kræver det den forståelse. Det er ikke nok, at du kan se hvilke udfordringer din opgave medfører, hvis din oplevelse ikke forstås og accepteres af resten af organisationen.

Der skal afsættes tid til frivilligkoordinering

Vi ser mange steder, at man har fået f.eks. 15 timer om ugen til frivilligkoordinering. Men det skal presses ind imellem den øvrige opgaveløsning og er altid det, der bliver nedprioriteret. Den duer ikke. Hvis man skal have succes med at involvere og koordinere de frivillige, så kan det ikke skemalægges og det kan ikke være ’nice to do’. Du skal have mulighed for at tage ud, skabe relationer, gå til møder og drikke kaffe. Og det skal du kunne gøre, når de frivillige har brug for det – ikke når det passer ind i din (eller din leders) arbejdskalender. Derfor kræver rollen som frivilligkoordinator, at du har mulighed for at planlægge din tid efter de behov, de frivillige har, mere end de behov organisationen og dine kolleger har. Rollen som frivilligkoordinator kan meget sjældent passes indenfor en normal arbejdsuge, og slet ikke tirsdag og torsdag kl. 9-16.

Det kræver en masse af frivilligkoordinatoren for at kunne forklare denne virkelighed til sine omgivelser. Det er tit nemmere at stå fast på sin uddannelsesfaglighed, om det er som biolog eller sygeplejerske, end det er at få skabt den position, hvor organisationen anerkender dig som den faglige kompetence ift. frivillighed. Derfor er det også endnu vigtigere, at du står fast på denne.

De frivillige er også mennesker med et liv, der skal hænge sammen, derfor er du nødt til at have arbejdsvilkår der gør, at du kan imødekomme dem og deres ønsker. Det får du ved at udfordre din organisation, stå på mål for din frivilligfaglighed og insistere på, at arbejdet med frivillige ikke er noget man gør, når der ikke lige er andet at lave. Hvis I gerne vil nå jeres mål i forhold til den frivillige indsats på den bedst mulige måde, er det nødvendigt, at hele organisationen forstår, at der er to ting der skal gå op i en højere enhed: Hensynet til organisationens mål og hensynet til de frivilliges motiver og lyst til at deltage i at opnå disse mål.

Derfor vil vi nu tage fat i nogle af de scenarier vi møder, hvor forventningerne fra organisationen ofte stiller frivilligkoordinatoren i en svær position, og hvor det at stå fast på fagligheden er vejen frem.

Hvordan får du succes som frivilligkoordinator?

I arbejdet med at koordinere og lede frivillige indsatser kræver det, at du bliver givet de rigtige rammer. Her giver vi dig nogle eksempler på situationer, som vi alt for ofte hører om, og hvor rammerne ikke er hensigtsmæssige.

Forhåbentligt kan du ikke genkende dem i så udpræget grad, som vi har beskrevet her, fordi der er en vis forståelse for din faglighed i din organisation. Desværre ved vi også, at der sidder nogle, som kan nikke genkendende til nogle af disse oplevelser.

 

1. “Kan du ikke lige tage dig af den frivillige indsats ved siden af dit normale arbejde?”

“Jo, da. Så længe jeg stiger til fuld tid, får lov til at prioritere min egen arbejdstid og -opgaver og får kompetencegivende kurser, der giver mig mulighed for at udføre den del af jobbet på en fornuftig måde”

Den første oplevelse handler om hele præmissen for at udføre den rolle i organisationen. Mange steder ser vi, at frivilligkoordineringen kommer oven i det normale arbejde for en person, der egentligt er ansat til noget helt andet. Fordi man er ekspert på sygepleje, kommunikation eller politisk betjening er man ikke nødvendigvis ekspert på at lede og koordinere frivillige. Mange gange er det set, at denne evne er prioriteret langt nede (hvis overhovedet) i jobopslag – og beskrivelse. Eller det var måske ikke en del af jobbet, men den person, der altid har taget sig af det, er nu forsvundet, så ’det kan du jo lige gøre’. Og det betyder desværre ikke altid, at man af samme grund får flere timer end før, eller at man får taget andre arbejdsopgaver af bordet.

 

2. “Projektet løber snart ud og vi har ikke økonomi til at fortsætte på samme måde – kan du ikke forankre dine opgaver på frivillige hænder?”

“Nej, det kan jeg ikke. Men hvis I forlænger projektet, og vi i samarbejde skriver forankring ind som en del af det, kan vi se på det.”

Forankring tager tid. Ideen om, at man bare kan flytte noget, som har fyldt meget for en ansat i en længere periode til frivillige hænder er i sig selv problemfyldt. Hvordan kan vi sikre, at der er frivillige med de rette kompetencer, når det ikke tidligere har været en del af den profil de frivillige i projektet har haft? Det er muligt at imødekomme udfordringerne med forankring, men det kræver at man indregner forankring af projektet på frivillige hænder som en del af projektet fra starten af. Det at opbygge et nyt projekt er i sig selv udfordrende, men hvis det er meningen, at det kun skal have en ansat koordinator i en periode er det nødvendigt, at det er gjort klart fra starten af, så det kan lægges ind som en del af procesplanlægningen, at forankringen skal forberedes og indtænkes løbende. Samtidig er det aldrig sådan, at noget kan forankres 100% på frivillige hænder. Der skal være en organisation i ryggen, som den frivillige leder/koordinator kan ringe til, hvis alt andet fejler.

 

3. “Kan du ikke lige få de frivillige til at være med til markedsdagen på lørdag og dele flyers ud?”

“Nej, det kan jeg ikke, fordi de frivillige, vi har, er meget aktive og har helt sikkert lagt planer for på lørdag. Og derudover bliver de på ingen måde motiveret af at dele flyers ud, men ved at have indflydelse og planlægge indsatser”

Hele tanken om, at frivillige er en masse, som kan aktiveres efter behov har sjældent gang på jord i virkeligheden. Hvis en del af den frivillige indsats er, at tage aktivt del i eksterne aktiviteter, er det nødvendigt at planlægge det i god tid, så man har nogle frivillige, der er interesseret i at deltage på denne måde. Det mest bæredygtige er dog at involvere de frivillige i processen, så de var med til at definere aktiviteterne, og derfor så den positive effekt af, at der blev delt flyers ud markedsdagen. Frivillige gider sjældent lave bestillingsarbejde – de skal gøre noget, som de kan se meningen med og værdien af, og de skal gøre det fordi, det begejstrer dem, ikke fordi der mangler ekstra hænder.

Der er mange andre eksempler på uhensigtsmæssige rammer vi kunne tage fat i, men vores ambition med denne artikel har været at få dig som frivilligkoordinator til at tage aktiv stilling til, om du og dine frivillige har de rette rammer. Det er dit job at råbe “vagt i gevær”, hvis der kommer en skævvridning.

Du kan ikke bare håndtere de frivillige imellem alt det andet, uden at få tid til det. Du kan ikke bare hive frivillige op ad hatten, hvis der lige mangler nogen til en aktivitet. Du kan ikke bare forankre en indsats på frivillige hænder fordi budgetterne løber ud. Du kan ikke få et frivilligmiljø til at blomstre uden tid og penge til kaffe og relationsdannelse: Du kan kort sagt ikke få succes som frivilligkoordinator, hvis ikke du står fast på din faglighed!