Vi tror på, at en gennemsigtig og professionel udbudsproces er til gavn for både udbyder og tilbudsgiver – og i sidste ende for dem, der skal have gavn af den løsning, der bliver valgt. Derfor lægger vi stor vægt på, at offentlige og private udbud foregår med høj grad af gennemsigtighed og faglighed. Vi er grundige, når vi beskriver et løsningsforslag og et tilbud på en opgave, som er sendt i udbud blandt flere virksomheder/leverandører.
Vi har en række forventninger til udbudsmaterialet – både for at kunne levere det bedst mulige tilbud og for at sikre en fair proces.
Der kan være forhold hos jer, som gør, at I ikke kan imødekomme alle vores forventninger. Kontakt direktør i Ingerfair, Frederik C. Boll, for en indledende dialog.
1. Klare vurderingskriterier
I udbudsmaterialet skal det fremgå hvilke kriterier, I lægger til grund for vurderingen af tilbud.
Jeres kriterier skal være:
- Konkrete og forståelige, så kriterier som fx ’kvalitet’ og ’pris’ er nærmere defineret.
- Give mulighed for saglig og retfærdig sammenligning af tilbuddene, så særlige indsigter eller erfaringer på området, som vi har opnået gennem løsning af lignende opgaver, tillægges positiv værdi i vurderingen.
- Sat i forhold til hinanden, således det er tydeligt, hvordan de forskellige kriterier vægtes i forhold til hinanden (eksempelvis en procentvis vægtning).
2. Gennemsigtighed i udvælgelsesprocessen
Gennemsigtighed handler om at forstå beslutningsprocessen hos jer. Vi forventer, at det tydeligt fremgår:
- Hvornår tilbud senest skal afgives og til hvem.
- Om der indgår et dialogmøde med tilbudsgivere efter tilbuddet er afgivet i forbindelse med jeres vurdering af tilbud.
- Hvor mange er inviteret til at afgive et tilbud.
- Hvem der deltager i vurderingsprocessen.
- Hvornår og hvordan den endelige beslutning træffes – og hvordan tilbudsgiverne får indsigt i, hvorfor et konkret tilbud blev valgt.
3. Tydelige rammer for tilbudsmaterialet
Det kan være et omfattende arbejde at udarbejde et tilbud, og vi er grundige. Derfor forventer vi, at det fremgår tydeligt:
- Hvad baggrunden er for den opgave, I ønsker et løsningsforslag og tilbud på.
- Hvilken budgetramme der er for tilbuddet, og hvis I ikke kender denne, så et budgetspænd eller maksimal budgetramme, som vil være realistisk for jeres organisation at modtage tilbud, der ligger inden for.
- Om I allerede har en fastdefineret måde, I ønsker opgaven løst på eller bestemte metoder/tilgange, som skal anvendes.
- Jeres eventuelle krav til, hvad tilbuddet skal omhandle – herunder omfang, struktur, særlige krav til referencer og budgetopstilling.
Kontakt os
Er du i tvivl, om jeres udbudsmateriale lever op til vores forventninger, eller ønsker du et konkret eksempel på, hvordan vi arbejder med udbud? Kontakt direktør i Ingerfair, Frederik C. Boll.
Alle udbud skal stiles til Frederik C. Boll på frederik@ingerfair.dk
