Af Frederik C. Boll, direktør i Ingerfair og Troels B. Carlander, tidligere konsulent i Ingerfair
Du ved det garanteret godt, hvis du er frivilligkoordinator eller på anden måde bærer ansvaret for organisationens arbejde med frivillige! Du ved godt, at der ikke findes et sweet spot i arbejdet med frivillige. Du ved. Den der stabile tilstand, hvor alt bare spiller i dit arbejde med frivillige. Du ved godt, hvor komplekst og krævende det er.
Det er vores erfaring, at der i mange organisationer mangler en forståelse for, hvor krævende og komplekst arbejdet med frivillige er. I denne artikel vil vi gerne beskrive den faglighed, det er at arbejde med frivillige. Vi kalder den faglighed for frivilligkoordinering. Det er en faglighed, du som frivilligkoordinator, skal stå fast på.
Du er organisationens ekspert på frivillige, men er der nogen som lytter til dig?
Det kan opleves som et ensomt job at være organisationens frivilligkoordinator. Måske er du den eneste i hele organisationen, som skal involvere og koordinere de frivillige, eller også sidder du i et mindre team. Men selv hvis du sidder i en stor organisation, hvor du har mange kolleger, der også arbejder med frivillige, så kan det være svært præcist at italesætte den faglighed og de kompetencer, du bringer i spil i dit arbejde med frivillige. Du har garanteret et nært kendskab til de frivillige, men lytter dine kolleger og ledelse til dig?
Vores erfaring er, at mange steder oplever frivilligkoordinatorer, at kolleger og ledelse forventer, at man lige kan trylle et par håndfulde frivillige op til en aktivitet eller et projekt. Samtidig har vi også erfaret, at ledelsen kan mangle forståelse for, hvor lang tid det rent faktisk kræver at arbejde med frivillige. Nogle steder får frivilligkoordinatorer måske kun 15 timer om ugen til arbejdet med 50 måske 100 frivillige.
Vores råd til dig er. Sæt fokus på din faglighed. Sæt fokus på hvor kompleks det er at arbejde med frivillige. Og sæt fokus på den værdi de frivillige skaber for organisationens arbejde.
3 stærke kompetencer en dygtig frivilligkoordinator besidder
Når du har ansvaret for organisationens arbejde med frivillige, skal du gøre brug af tre evner. Du skal være dygtig til at arbejde strategisk med frivilligheden, så din involvering af frivillige afspejler din organisations strategiske målsætninger og er afstemt med dens ressourcer. Du skal være dygtig til at arbejde analytisk – både med at forstå, hvem dine frivillige er, evaluere jeres arbejde med frivillige og forstå den organisatoriske kontekst, som præger dine muligheder for at involvere frivillige. Endelig skal du være dygtig til det praktiske arbejde med at organisere, rekruttere, fastholde og lede frivillige. Du skal altså både være god til de arbejdsopgaver, der løses ved skrivebordet og til den del af arbejdet, som handler om at arbejde med mennesker.
Vi har lavet en oversigt over frivilligkoordinatorens faglighed:
Du kan finde denne model i bogen “Frivilligkoordinering – hvorfor og hvordan?” I kapitel 2
Evnen til at arbejde strategisk med frivillige
I langt de fleste organisationer er frivillige et virkemiddel til at nå de mål, organisationen er sat i verden for at nå. Det betyder, at frivilligheden er en strategisk ressource, som organisationen benytter i jagten på en bedre verden. Det er ikke at gøre vold på, at frivilligt arbejde og engagement skal være lyststyret, sjovt og spændende. Det betyder faktisk, at man tager de frivillige alvorligt og sikrer, at de er med til at gøre en forskel for organisationens mærkesag. Det fortjener de frivillige, når nu de vælger at bruge deres fritid lige netop i jeres organisation.
Når du arbejder strategisk med frivillige, handler det bl.a. om at sætte realistiske målsætninger for antallet af frivillige, identificere hvilke målsætninger de frivillige er med til at opnå og skabe sammenhæng mellem dette og de konkrete aktiviteter, hvor frivillige involveres. Det strategiske arbejde handler også om, at du afstemmer organisationens ressourcer (tid, penge og kompetencer) med mulighederne for at involvere frivillige. Mange frivilligstrategier har desværre en tendens til at fokusere på et antal frivillige inden et bestemt årstal, men antallet af frivillige er slet ikke afstemt med de mål, der skal opnås.
Når du arbejder strategisk, skal du være dygtig til at kommunikere med organisationens ledelse, så den forstår mulighederne for involveringen af frivillige. Men du skal også være dygtig til at kommunikere muligheder og mål til dine kolleger. Et godt sted at starte kan være at invitere ledere og kolleger til en workshop, hvor i diskuterer, hvorfor har vi frivillige, hvordan afspejles dette ´hvorfor´ i vores måde at involvere de frivillige, og hvad skal de frivillige lave, for at vi når vores mål?
Evnen til at arbejde analytisk
Du har som frivilligkoordinator ansvaret for at skabe gode rammer for de frivillige. Derfor skal du kende dine frivillige. Forstå hvorfor de er engageret. En god frivilligkoordinator evner nemlig at skabe sammenhæng mellem, hvorfor det giver mening for organisationen at involvere frivillige, og hvorfor det giver mening for de frivillige at engagere sig. Det er en balance, som kan være svær at ramme. Hvis det kun giver mening for organisationen, er det svært at få frivillige til at engagere sig. Hvis det kun giver mening for de frivillige risikerer de frivillige at blive en sponsoreret kaffeklub, som ikke bidrager til organisationens arbejde med mærkesagen.
Når du arbejder analytisk handler det bl.a. om at undersøge, hvilke resultater de frivillige skaber – om de overhovedet gør en forskel. I mange tilfælde skal en frivilligkoordinator kunne bedrive organisationsudvikling – mest i det små, men nogle gange også gennemføre større ændringer. Derfor handler det også om at kunne analysere og forstå organisationens kultur, kollegernes frustrationer opg begejstring for involveringen af frivillige. Og naturligvis handler det også om at kunne reflektere over ens eget arbejde med frivillige, så man løbende kan justere den måde, de frivillige organiseres, rekrutteres, fastholdes og ledes på.
Evnen til at arbejde på det praktiske niveau
Lige så vel som det kræver evner for at kunne analysere og gøre strategiske overvejelser ved skrivebordet, skal du som frivilligkoordinator kunne agere sammen med de frivillige. Du skal kunne tage de strategiske og analytiske overvejelser og omsætte dem i konkrete indsatser sammen med de frivillige. Det drejer sig om de fire arbejdsområder – organisering, rekruttering, fastholdelse og ledelse. For at det kan lade sig gøre er det samtidigt vigtigt med en god forståelse af de frivillige, og at du prioriterer at lære at forstå dem og kende deres motiver for at engagere sig i organisationen.
Når du arbejder på det praktiske niveau, skal du have det strategiske og analytiske i baghånden og derfor vide, hvilken retning du skal gå i. Har I et mål om at rekruttere nye frivillige til en bestemt aktivitet, kræver det eksempelvis, at du bruger de redskaber, du har inden for rekruttering. Samtidigt er det vigtigt, at du også forholder dig til, hvordan de nye frivillige, der kommer, skal motiveres til at fortsætte deres engagement og derved fastholder dem i organisationen. Dit arbejde som frivilligkoordinator kræver altså, at du evner at skabe sammenhænge mellem måden I organiserer, rekrutterer, fastholder og leder de frivillige, på baggrund af det analytiske og strategiske arbejde. Og det kræver naturligvis også, at du er bevidst om, hvem de frivillige er, og prioriterer at bruge tid på at opbygge relationer til dem.
