Af Marie B. Holdt, chefkonsulent i Ingerfair 

De fleste organisationer har med deres frivilligstrategi et ønske om flere frivillige. Flere hænder til at løfte (flere) opgaver. Men er organisationen overhovedet klar til ’flere frivillige’?

Alt for ofte ser jeg i frivillige og offentlige organisationer et ønske om flere frivillige og/eller flere aktiviteter, men intet fokus på, hvad det egentlig betyder for organisationen. Hverken fra ledelsen eller fra dem, der skal lede flere frivillige. Og det er et problem, for hvad sker der egentlig, hvis der for eksempel kom 100 nye frivillige ind i organisationen?

 

Hvor mange personer kan en chef lede?

Først og fremmest kan man kigge på, hvor mange personer en person rent faktisk kan lede. Det er et emne, der ikke er meget research på og samtidig stor uenighed om. Nogen siger, at en chef kan lede 10-12 ansatte, andre at det er 20-25, mens andre igen mener, at en person kan lede omkring 100 ansatte. Det er selvfølgelig afhængigt af hvilket område, man arbejder inden for, hvilke opgaver, der skal løftes og typen af medarbejdere, man leder.

I det kommunale fandt man i 2013, at der er mellem 4-8 ledere per 100 ansatte. En leder har altså max 25 personer under sig. Men hvordan ser det ud i den frivillige verden?

 

Den sociale relation     

I forhold til arbejdet med frivillige snakker vi tit om, at nøglen til ledelse af frivillige er kendskabet til den enkelte frivillige. Relationen til de frivillige. Kendskabet til de frivilliges motiver for deres engagement.

Antropolog Robin Dunbar har studeret, hvor mange personer én person kan have sociale relationer til og kom frem til et tal mellem 100-250 personer; det mest alment brugte antal i denne sammenhæng er 150. Altså 150 personer som det antal personer én person kender og har sociale relationer til.

Jeg har ikke fundet nogen gylden regel for, hvor mange frivillige man kan lede på en gang. En spejderleder her i Danmark fortalte, at de har en regel om, at en leder kan lede 6 personer. Og max 10. Her er der absolut tale om hands on ledelse af frivillige, og jeg tænker ikke, der er mange organisationer, der helt kan holde dette lave antal af frivillige per leder, hvor ønskeligt det end er. Men jeg syntes, det er en interessant tanke, at hver gang vi når et vist antal frivillige, så laver vi en undergruppe.

I mit tidligere virke som frivilligkoordinator havde jeg 1.000 frivillige direkte under mig. Det var naturligvis en umulig opgave at kende alle 1.000 frivillige, og derfor var de organiseret i 60 grupper med en frivillig koordinator for hver. Det betød i praksis, at jeg var i ugentlig kontakt med 60 frivillige. Og det, syntes jeg, var mange.

 

Ledere af frivillige kender ikke de frivilliges behov

Ud fra Dunbars teori om hvor mange personer man kan kende og have en social relation til, må antallet af frivillige en person kan lede være noget mindre end 150, måske endda mindre end de 60 vi havde som max i min tidligere organisation, hvis lederen skal kende de frivilliges behov og samtidig være en effektiv leder, der formår at lede og motivere de frivillige mod et fælles mål (samtidig med alle de andre opgaver).

I en rundspørge blandt 30 erfarne frivillige fra forskellige organisationer spurgte jeg hen over sommeren, hvad de syntes, deres organisationer kunne gøre for at blive bedre til samarbejdet med frivillige. Uden undtagelse svarede de, at samarbejdet med frivillige ville forbedres, hvis blot deres (frivillige som ansatte) ledere havde en bedre forståelse for de frivilliges behov og motiver for deres engagement. Ingen af de frivillige var f.eks. blevet spurgt om, hvorfor de var frivillige netop i den organisation.

Frivillige mener altså selv, at deres ledere skal og bør gøre mere for at kende til de behov og motiver, de frivillige har for at kunne motivere, fastholde og lede frivillige. Men gør du det? Har du overhovedet tid til det?

 

Det er dit ansvar at lede opad

Afhængigt af din organisation, opgaverne der skal løses, og de frivillige der er i netop din organisation, er det din opgave som leder af frivillige at gøre dig overvejelser om, hvor mange frivillige du kan lede. Og det er her, frivillighedens faglighed, som vi i Ingerfair så ofte snakker om, kommer ind. Du skal vide nøjagtigt, hvad det kræver af dig at lede dine frivillige. Og du skal vide, hvornår opgaver og ansvar skal uddelegeres, og hvornår du skal lave et hierarki af undergrupper. Og det skal du kunne argumentere for opad til din egen ledelse.

 

Gør din organisation klar til flere frivillige

Så tilbage til spørgsmålet i indledningen: Hvad sker der egentlig, hvis der kom 100 nye frivillige ind i organisationen (eller hvad målet for jeres frivilligstrategi er)? Hvad vil det kræve af dig, din måde at arbejde på, organiseringen af opgaverne og rollerne, fastholdelsesstrukturerne og ledelsen af de frivillige generelt? Har du ressourcerne, der skal til for at lede flere frivillige? Har du organiseringen på plads for at sikre, at de frivilliges behov og motiver er kendt og bliver mødt så du kan fastholde og lede dem? Hvis ikke, så er det første skridt, inden du går i gang med den nye rekrutteringsstrategi.