Af Line Lund Mikkelsen, analysekonsulent i Ingerfair og Lasse F. Petersen, konsulent i Ingerfair
Da frivillige i stigende grad vil have indflydelse og mulighed for at forme og træffe uafhængige beslutninger, der hvor de er frivillige, ser vi, at, det man kalder, selvledende frivilliggrupper er på fremmarch.
Selvledende frivilliggrupper er blandt andet noget af det, vi er nysgerrige på i projektet om nye deltagelsesformer, som Bedre Psykiatri, Høreforeningen og Nyreforeningen i øjeblikket driver med os som rådgivere. Læs mere om projektet.
I denne artikel deler vi vores erfaringer om, hvordan man indleder processen med at have selvledende grupper i sin organisation.
Gode råd/erfaringer inden opstart eller ved omstrukturering
Vi ved, at etablering af selvledende frivilliggrupper ikke altid er lige nem – slet ikke i overgangen fra den traditionelle struktur til en selvledende struktur. Vi har samlet en række råd og erfaringer, som forhåbentlige er brugbare for dig, hvis det at have selvledende teams er den rette løsning for din organisation.
Slip kontrollen og afstem forventninger i stedet
En af de helt svære ting ved selvledende frivilliggrupper er, som leder, at blande sig udenom, når processen og arbejdet er i gang. Derfor er det rigtigt vigtigt at få lavet en grundig forventningsafstemning inden opstart. Det kan også være nyt og svært for de frivillige at overgå til at være selvledende, hvis de tidligere har været vant til at få dikteret, hvordan de skal gøre tingene. Generelt er vi mennesker ofte vant til at indgå i hierarkiske strukturer, og kan derfor have forventninger til, at der altid vil være en leder at gå til, og at alle beslutninger skal træffes af øverste instans.
Det vil derfor være klogt, at leder og frivillige sammen får talt om, hvad selvledelse er, og hvad denne ledelsesform – på godt og ondt – vil betyde for det frivillige arbejde, der skal laves. Her kan der også tages en snak om, hvem af de frivillige, der er interesserede i at indgå i en selvledende frivilliggruppe, og hvem der ikke er, for man skal gøre sig klart, at det ikke er en arbejdsform, alle vil trives i.
For at vise den optimale opbakning og støtte til de selvledende frivilliggrupper, kan det være godt at være nysgerrig på, hvad frivilliggruppen mener, er den rette form for opfølgning og indblanding fra din side. Måske ønsker de, at I afholder nogle faste møder, måske vil de gerne have, at din dør altid står åben, så de kan trække på din hjælp, når de har behov for det, eller måske ønsker de frivillige, at du som leder/ansat kun skal blande dig, hvis du kan se, at projektet er på afveje. Det er alt sammen punkter, som er vigtige at få vendt, inden den selvledende frivilliggruppe startes op.
Skab tydelighed om rammen mens mål og succeser besluttes i frivilliggruppen
Det er vigtigt, at der bliver sat en klar og tydelig ramme for frivilliggruppernes arbejde, og det er derfor godt at tage en snak om mål og succeser som en del af forventningsafstemningen med gruppen. Hvor skal vi hen? Hvad skal vi opnå? Hvornår er vi i mål, og hvornår er gruppen lykkedes? Hvad er vi fælles om?
Dette betyder ikke, at vi skal opstille 82 KPI tal, tværtimod. Det er frivilliggruppen, som selv skal komme med deres visioner og sætte nogle realistiske mål for deres opgaveløsning og arbejde. Du som ansat skal hjælpe dem med at få defineret deres mål og succeser samt sikre, at de stemmer overens med, hvad organisationen har af formål med frivilligheden. Et vigtigt element her er at få det til at blive en fælles indsats, som hænger sammen med organisationens formål.
Det er også i forventningsafstemningen af mål og succeser, at det er vigtigt at få talt om, hvordan du som leder kan følge op på det, den selvledende frivilliggruppe har defineret.
Struktur, processer og roller er ikke givet på forhånd, men skal defineres i fællesskab
I selvledende frivilliggrupper er der også struktur, processer og roller. I selvledende grupper er det gruppen selv, der finder frem til de roller, processer og strukturer, som passer gruppen og opgaven. For der skal ex. stadig være en, der har ansvar for, at økonomien overholdes. Er det en frivilliggruppe, som arrangerer aktiviteter, så skal disse aktiviteter markedsføres på de relevante platforme, og hvis der skal bruges flere frivillige til at hjælpe på dagen for aktiviteten, så må nogle i gruppen tage ansvaret for rekruttering af flere frivillige.
Derudover kan man med fordel udnævne en mødeleder i gruppen, så de sikrer, at der bliver indkaldt til møder, skrevet en form for beslutningsreferat og at mødet forgår, som gruppen ønsker det. Denne rolle kan med fordel gå på skift fra gang til gang.
Fokus på tillid og de gode relationer i frivilliggruppen – hvorfor er du der (motivation)?
Uanset om frivilliggruppen er sammensat af nye eller erfarne frivillige, som har gode erfaringer med arbejdet og de processer, I har i organisationen, så er arbejde med gode og tillidsfulde relationer helt afgørende for, at de selvledende grupper er velfungerende og har succes med deres frivilligopgaver.
Kender gruppens medlemmer ikke hinanden så godt i forvejen, så skal der sættes tid af til, at de kommer til det. Nogle simple nysgerrige spørgsmål til brug til dette kan være: Hvem er du privat? Hvorfor er du frivillig? Hvad vil du personligt have ud af projektet? Hvad motiverer dig til at være frivillig?
Det er vigtigt, at frivilliggruppen skaber en fælles forståelse af, hvordan de kan styrke den tillidsfulde og åbne relation, giver feedback og agerer, hvis der opstår uenigheder. Denne fælles forståelse sker under hele den indledende forventningsafstemning, og de indledende snakke om, hvordan arbejdet i gruppen skal foregå. Husk, det gode samarbejde skal løbende plejes og holdes ved lige, ex. ved jævnligt at få talt om, hvilke situationer der har været særligt gode ift. samarbejdet, og hvilke der ikke har. – åbenhed og ærlighed i samarbejdet er det vigtigste.
Det tager tid, og det vil ikke nødvendigvis være let
Vi ser af og til projekter, hvor intentionen er at skabe aktiviteter, som skal drives videre af selvkørende frivilliggrupper. Her er det vores erfaring, at de frivilliggrupper som lykkedes med at være selvkørende, er dem, hvor organisationen fra start har indtænkt selvledende organisering i grupperne.
Jo tidligere forventningsafstemningen kommer i processen, jo bedre. Tænk det ind helt fra start, så frivilliggruppen lærer og vokser i den selvledende organisering. Det at indgå i en selvledende frivilliggruppe er ikke nødvendigvis et sted, hvor alle vil trives – og det skal man acceptere. Det handler derfor også om at have tålmodigheden til at finde de rette frivillige, som kan trives og ønsker at indgå i en selvledende frivilliggruppe.
Frivilliggrupper, som i dag arbejder ud fra en hierarkisk struktur, men som ønsker at ændre form til det mere selvledende, kan sagtens tage hul på nogle af de ovenstående punkter. Der vil dog være vaner og måder, som både ledere, ansatte og frivillige gør tingene på, som kan være svære at nedbryde. Det kræver derfor tålmodighed og ikke mindst en åben og ærlig dialog, for at få den selvledende gruppe til at fungere. Et råd kan være at ændre nogle enkelte ting ad gangen, så alt ikke opleves nyt og svært, men at man som frivillige når at føle sig kompetent og komfortabel i de nye arbejdsgange og/eller roller.
På Ingerfairs To go d. 31/1 I Aarhus og d. 1/2 i København dykker vi endnu mere ned i overvejelserne og dilemmaerne i ledelsesopgaven i relation til selvledende frivilliggrupper.
