Af Line Lund Mikkelsen, Vidensmedarbejder i Ingerfair
Hvordan kan du blive mere sikker på, at du gør det rigtige i arbejdet med det sunde psykosociale arbejdsmiljø? Hvordan kan du gå mere systematisk til arbejdsmiljø-arbejdet og også sikre, at de tiltag, I gør, også har den ønskede effekt?
Det kan du få inspiration til i det nye inspirationskatalog, som vi i Ingerfair har udarbejdet på baggrund af vores større kortlægning af det psykosociale arbejdsmiljø og -forhold i frivillige organisationer foretaget i 2020. Derudover har vi i foråret 2021 fulgt Ventilen Danmark og Røde Kors Hovedstadens arbejde med at skabe systematik i arbejdsmiljø-arbejdet.
Inspirationskataloget, som kan downloades her, samler således erfaringerne, succeserne, samt de refleksioner og barrierer, vi har oplevet undervejs. Det er finansieret af Velliv Foreningen.
Kultur og struktur – et vigtigt makkerpar du bør kende
Vi præsenterer indledningsvist i kataloget det velkendte makkerpar indenfor arbejdsmiljø-arbejdet, som er kultur og struktur.
Mens kultur altid er tilstedeværende i en organisation, hvor den i en sund udgave er med til at skabe trivsel, omsorg og gode rammer for at indfri ambitionerne som både organisationen og medarbejderne har, så kan kulturen i en mere usund udgave medvirke til mistrivsel, usikkerhed, mobning og chikane.
Kulturen er noget der skabes gennem fortællinger, rutiner og ritualer, hvor særligt ledere eller andre kulturbærende medarbejdere har en vigtig rolle i organisationens kultur.
Strukturerne beskriver vi som det sikkerhedsnet, der griber os, når noget går galt, når f.eks. travlhed bliver til stress. Men det er også de initiativer og aktiviteter, vi kan indføre for at lette arbejdsgange og for at forebygge, at vi ikke når så langt ud, at vi bliver syge af at gå på arbejde. Det er f.eks. husmøder, som sørger for, at der foregår noget vidensdeling mellem afdelinger, det er 1:1 samtalerne med din leder, det kan være en stresspolitik eller det kan være personalehåndbogen, hvor regler omkring ferie, rådighedsbeløb mv. er beskrevet.
Vi mødte flere steder en modstand, når vi begyndte at tale om strukturer. Strukturer blev af mange opfattet som bureaukratiske regler og uhensigtsmæssige kommandoveje, som ville fjerne medarbejdernes autonomi, idérigdom og fleksibilitet. Hvilket er værdier, der vægtes højt i frivillige foreninger.
I inspirationskataloget giver vi et bud på, hvordan du sikrer, at I indfører de rette strukturer, der understøtter og skaber den sunde kultur, så alle kan være trygge og trives i deres arbejde.
Hvordan kommer I så i gang
I inspirationskataloget giver vi nogle bud på, hvordan du kan gå til arbejdet med at skabe systematik i arbejdsmiljø-arbejdet.
Det første handler om, at få overblik over de initiativer og aktiviteter, I allerede gør. Herunder kan IGLO (Individ, Gruppe/Teams, Ledelse og Organisatorisk) være en god model at tage afsæt i.
Herefter er der et arbejde i at reflektere over formålet af de forskellige aktiviteter og initiativer, da det er væsentligt, at de har et tydeligt formål eller kan forbindes med andre initiativer, som har et tydeligt og væsentligt formål.
Et væsentligt element er involveringen af medarbejderne. Mange medarbejdere ønsker indflydelse, og det er også vigtigt, når det handler om arbejdsmiljø-arbejdet. Processen med at inddrage kan samtidig også være med til at skabe mere tydelighed for medarbejderne for, hvorfor I gør, som I gør.
Det andet step handler om at få opbygget en infrastruktur for feedback, læring og kommunikation. I kataloget foreslår vi at anvende trivselsmålinger, men det er vigtigt, at de ikke står alene. En trivselsmåling har nemlig kun værdi, så længe der bliver fulgt op på resultaterne. Det er derfor også vigtigt at have meldt ud forinden, hvordan der vil blive fulgt op. Og stil ikke flere spørgsmål end de også kan blive fulgt op på efterfølgende, da manglende opfølgning kan skabe mistillid og forekomme som manglende respekt for, at man beder medarbejderne om at åbne op. Du kan læse meget mere om trivselsmålingen på side 10 i kataloget.
Det sidste trin vi kommer ind på i kataloget, er analysen af, hvad der er på spil. Mange udfordringer, som skaber frustration, er komplekse, derfor handler det om at forstå̊ udfordringerne – nuancerne og kernen til frustrationen hos medarbejderne. Dermed har du også et bedre grundlag for at vide, hvordan du kan komme udfordringerne til livs. Er det i kulturen eller i strukturen, der skal foretages forandringer?
Endelig bør det nævnes, at arbejdet med det psykosociale arbejdsmiljø ikke er noget, vi kan sætte flueben ved og sige ”så er der sørget for det”. Vores psykosociale arbejdsmiljø er foranderligt, hvorfor det hele tiden skal have opmærksomhed i mere eller mindre omfang. Derfor er det vigtigt at stoppe op og have en systematik i arbejdet, så̊ I ikke kun stopper op, når problemerne opstår, men at der er fokus på den forebyggende indsats.
