Af Marie Baad Holdt, chefkonsulent i Ingerfair

I sidste nyhedsbrev skrev Julia artiklen om den relationelle rekruttering, hvor du inddrager dig selv og de frivillige til at rekruttere nye frivillige. At blive spurgt direkte er dét, flest nævner, når de bliver spurgt om, hvordan de blev engageret i frivilligt arbejde. Men når du så har spurgt alle dem, du kender, eller du skal rekruttere et sted, hvor du ikke har et eksisterende netværk, så er det den målrettede rekruttering, du skal bruge, og den får du opskriften på i denne artikel.

Målrettet rekruttering af frivillige

Al rekruttering bygger på, at der er et behov, som du skal udfylde. Du har undersøgt, om I er en attraktiv organisation / gruppe at rekruttere til, om der er plads til flere frivillige, og hvad behovet er for nye – altså hvad skal de frivillige lave, når de nu kommer. Du har nemlig fokus på, hvorfor din organisation involverer frivillige, og du er helt skarp på opgaver og roller i de frivilliginvolverende aktiviteter, og du ved, at det er nye frivillige, der er behov for, og ikke ’blot’ en omstrukturering af opgaverne. Du ved også, at der er opbakning fra de eksisterende frivillige til at tage imod nye, og du ved, at du selv har ressourcer og tid til at understøtte dem.

Kort sagt er du klar til at rekruttere nye frivillige ind i din organisation eller aktivitet.

Den gode nyhed er, at det er ret nemt og ikke fyldt med noget hokus-pokus. Men det tager tid og kræver grundigt forarbejde fra din side, for du skal være skarp på disse fem punkter:

  1. Du ved, hvilken rolle der skal udfyldes
  2. Du ved, hvilken specifik målgruppe, du gerne vil have fat på, og hvad deres motiver er
  3. Du ved, hvor du har mulighed for at fange deres opmærksomhed
  4. Du ved, hvad den ønskede handling er
  5. Du ved, hvilke barrierer der eksisterer, som kan forhindre frivillige i at engagere sig

Lad os grave lidt dybere ned i de fem punkter.

 

1. Du ved hvilken rolle, der skal udfyldes

Du vælger én rolle. Ikke alle roller. Målrettet rekruttering er netop det. Målrettet søgning efter en eller flere frivillige til én rolle. Det vil sige, at hvis du har mere end en rolle, du rekrutterer til, så laver du målrettet rekruttering til hver enkelt rolle. Ellers bliver det rodet for den potentielle frivillige, og rod er typisk lig med fravælgelse. 

 

2. Du ved, hvilken specifik målgruppe, du gerne vil have fat på, og hvad deres motiver er

Du kan ikke rekruttere ’alle’ til din aktivitet. Det er ikke alle, der hverken kan eller har lyst, og det er heller ikke alle, der opfylder de krav, du har, for at opgaven kan løses.

Når du ved, hvad din opgave kræver af den frivillige, (køn, alder, tidsrum på dagen/ugen de skal være frivillige, nødvendige kompetencer, geografi, minimum tidsrum de skal kunne engagere sig, minimum træning/møder/supervision de skal deltage i osv.) har du snævret den store målgruppe af ’alle’ ned til dem, som du gerne vil fokusere på. Derefter skal du se nærmere på gruppen. Om den skiller sig ud i f.eks. køn og alder, og om de er pensionister, studerende eller på arbejdsmarkedet. Det skal du, fordi der er stor forskel på, hvordan en dag ser ud for den pensionerede overlærer, den unge, travle familiemor og den studerende, der er engageret politisk. Den forskel afgør, hvor du skal finde de potentielle frivillige, hvad du skal gøre for at få deres opmærksomhed, og hvad du skal sige for at engagere dem.

Når du har delt dem op, har du en eller flere ’personaer’, som du gerne vil rekruttere til din frivilliginvolverende aktivitet. Hvis aktiviteten handler om at være besøgsven for ældre medborgere, kan de f.eks. se sådan ud:

Person A:
Kvinde 50+, ingen hjemmeboende børn, aktiv på arbejdsmarkedet eller pensionist, har kørekort og adgang til bil, har ingen ældre pårørende. Ønsker at gøre noget godt for den ældre generation, savner samvær med ældre generation, vil gerne være til nytte, vil gerne møde nye venner.

Person B:
Mand 25-40 år, arbejder fuld tid, har kørekort og adgang til bil, har ingen bedsteforældre, eller bor langt væk fra dem. Savner den ældre generation, vil gerne lave noget, hvor han rent faktisk gør en forskel.

Person C:
Kvinde 25-40 år, arbejder fuld tid, er vild med vintage, har kørekort og adgang til bil, har ingen bedsteforældre, eller bor langt væk fra dem. Savner den ældre generation, elsker vintage, cupcakes og teselskaber.*

 

3. Du ved, hvor du har mulighed for at fange deres opmærksomhed

Jeg har tidligere skrevet om, at man skal se noget mindst tre gange før man køber det. Den regel bruger jeg også i den målrettede rekruttering. Jeg forestiller mig nemlig, hvordan jeg kan fange den enkelte personas opmærksomhed mindst tre gange.

Tager vi udgangspunkt i mine tre personaer, vil det se således ud:

Person A:
Lokalaviser, TV og radio, lokale arbejdspladser, sociale medier (grupper i lokalområdet), lokale butikker, aftenskoler og biblioteket.

Person B:
Lokalaviser, lokale arbejdspladser, sociale medier (gennem netværk), lokale butikker (f.eks. grillbarer), specialbutikker (f.eks. vinbutikker), motionscenter og andre lokale klubber.

Person C:
Lokalaviser, lokale arbejdspladser, cafeer, vintagebutikker, yogacenter, små interiør- og specialbutikker, blomsterbutikker og sociale medier (gennem netværk og interessegrupper).

Når du har lavet din liste, skal du tænke dine personaers dag igennem. Hvornår har de mest travlt? Hvornår har de tid til at tjekke sociale medier? Hvornår kan du fange deres opmærksomhed?

Nu ved du, hvem du vil fange, og hvor du fanger dem. Nu skal vi se på, hvad det er, du vil fange dem til.

 

4. Du ved, hvad den ønskede handling er

En af de største fejltagelser i de rekrutteringsopslag, som jeg ser, er, at det ikke er tydeligt, hvad det er, organisationen gerne vil have mig til at gøre.

’Bliv frivillig’ fortæller mig ikke noget. Det fortæller mig ikke, hvad det involverer, hvor meget tid og hvilke kompetencer opgaven kræver.

’Kom og vær med – du bestemmer selv, hvilke aktiviteter du vil være en del af’ fortæller mig kun, at organisationen sikkert ikke selv ved det, og at der er chance for, at jeg bliver rodet ind i alt muligt.

’Ring til Marianne på xxx for mere information om vores aktiviteter’ fortæller mig heller ikke noget. Hvad skal jeg snakke med Marianne om? Ved hun, hvad jeg skal? Og hvor mange aktiviteter mon der er? Skal jeg være en del af dem alle?

Tanker som disse er, hvad mange potentielle frivillige tænker, når de ser et opslag. Din opgave er at gøre det nemt. Nemt at vide, hvad det er, de frivillige skal gøre. Det kan f.eks. være:

  • Ring til Marianne på xxx og hør mere om, hvordan du bliver frivillig besøgsven.
  • Kom med til informationsdag d. 23. november, og hør om vores arbejde lokalt, og hvordan du kan engagere dig.
  • Skriv til xx@xx.dk, og kom med på en af vores ture, for at se, om det er noget for dig.

Vær konkret om, hvad du ønsker, den potentielle frivillige skal gøre, så det er nemt for dem at afkode dit budskab.

 

5. Du ved, hvilke barrierer der kan forhindre frivillige i at engagere sig

Den typiske grund, til at folk fravælger at blive frivillige, er mangel på tid. Dog er der også mange travle personer, som engagerer sig, så det er altså ikke en barriere for alle. Det betyder, at det er din rolle at forstå, hvilke barrierer der er for at engagere sig, og forklare, hvorfor det ikke er en barrierer.

Når vi står over for en potentiel frivilligrolle, tænker vi: Kan jeg? Vil jeg? Har jeg tid?

I din målgruppeanalyse har du allerede sorteret dem fra, som ikke vil. De fleste i hvert fald. Derfor kan du med nogenlunde sikkerhed vide, at dem, der læser din artikel i avisen, eller din flyer i cafeen eller ved tandlægen har en eller anden form for interesse (eller tandlægeskræk!).

Derfor er det de to andre spørgsmål, du skal fokusere på i din flyer, artikel, eller elevator-tale, nemlig: Kan jeg / Har jeg tid?

Det er de færreste frivillige, der vil engagere sig, hvis de ikke har tid. Derfor er det vigtigt, at du fortæller, hvor meget tid det kræver, både i ugen/måneden og hvor lang tid du forventer, at de er i rollen, hvis det er nødvendigt. Der skal ikke være nogen ’aha-oplevelser’ for de frivillige, når de først er startet, men det er okay, at de finder ud af, at der er andre ting, de kan involvere sig i, som ikke er obligatoriske.

Dernæst skal du også fortælle, hvad opgaven kræver af kompetencer. Skal jeg f.eks. ’bare’ skal sidde og snakke og drikke te, eller jeg også skal udføre andre opgaver, som jeg skal klædes på til? Hvis jeg ikke tror, jeg kan udføre opgaven, er der stor sandsynlighed for, at jeg vælger ikke at melde mig som frivillig.

Sæt det sammen til et opslag

Du har nu arbejdet dig igennem de fem punkter, og du er klar til at udarbejde dit opslag. Det skal være kort og præcist, og det skal afspejle, hvor det bliver læst. Dvs. at en flyer kan have mere information end en plakat, som typisk læses hurtigt. Opslag på sociale medier skal være korte og have en konkret handling (f.eks. klik her for at blive frivillig), mens artikler i lokalavisen kan beskrive frivilligopgaven i detaljer, når du portrætterer en af de eksisterende frivillige.

Jo mere konkret dit budskab er, jo nemmere er det for den potentielle frivillige at gøre op med sig selv, om det er noget for dem. Sørg for, at du fortæller det, som er vigtigt for at en udefra at forstå. Det er en god øvelse at få en udenforstående person til at gennemlæse dit opslag for at se, om der er nogen spørgsmål, du endnu ikke har besvaret.

Og så var der det med, at det skal ses mindst tre gange. Det er altså ikke nok ’bare’ at få en artikel i lokalavisen. Så hvis du har fanget din lokalrapporters opmærksomhed, så sørg for, at du i ugen før og efter, samt et par uger senere har dine flyers ude i alle venteværelser, cafeer, biblioteker, grill-barer og hvor din specifikke målgruppe ellers kommer – for det er ikke nok, at de ser det én gang.

 

* Personaerne er taget fra mit arbejde som frivilligkoordinator i Contact the Elderly, hvor jeg bl.a. rekrutterede frivillige chauffører til at ledsage ensomme ældre til teselskaber en søndag om måneden.