Af Marie Baad Holdt, chefkonsulent i Ingerfair

 

Siden 2004 er den procentvise andel af den danske befolkning, der engagerer sig i frivilligt arbejde ikke steget. Undersøgelser viser, at ca. 40% af befolkningen er frivillige og lige meget hvilke initiativer, der bliver sat i gang for at engagere specifikke dele af befolkningen (f.eks. Projekt Frivillig) eller for at gøre det nemmere at finde frivilligt arbejde lokalt (bl.a. gennem http://www.frivilligjob.dk) og på trods af, hvor meget fokus lokale og nationale politikere har på frivillighed, så kommer der ikke flere frivillige. Samtidig er der kommet flere organisationer, selvorganiserede tiltag samt kommunal frivillighed, så det er altså ikke noget under, at rigtigt mange fortæller os, at rekruttering af nye frivillige, er den største udfordring, de har.

Hvad gør man så, når man som organisation eller aktivitet har behov for at rekruttere flere frivillige, fordi der er et stadig stigende behov for, at nogen engagerer sig, så flere kan komme med i fællesskabet? Udover målrettet rekruttering, som vores nye bog, der udkommer senere på måneden, handler om, vil jeg i denne artikel gerne slå et slag for mulighederne i samarbejder med andre for at nå flere frivillige. Det er en oplagt mulighed, som mange organisationer ikke griber, ofte på grund af en ide om ikke at ville dele frivillige med andre.

Det er ’vores’ frivillige

For nogle år tilbage havde jeg en konsulentsparring med en frivilligkoordinator, der arbejdede med tidligere hjemløse ældre. Hun stod med den udfordring, at hun manglede frivillige til at bruge tid med målgruppen, der nu boede i eget hjem. Formålet var, at med en besøgsven ville de ældre blive hjulpet godt på vej til at blive i eget hjem, få nye relationer og mere indhold i livet. Det var et rigtigt godt projekt, med gode resultater, og succesen havde gjort, at hun nu manglede flere frivillige.

I vores samtaler havde vi snakket om muligheden for at samarbejde med andre om frivillige og i et netværksmøde med andre lokale foreninger, dukkede der en mulighed op. Der sad nemlig en lokal besøgsvensforening, som fortalte, at de havde den modsatte udfordring: De havde frivillige, men kunne ikke finde nogen ældre at besøge.

Det syntes som en oplagt ide, men da frivilligkoordinatoren i et opfølgende møde fremlagde ideen om at dele de frivillige med hjemløseorganisationen, takkede bestyrelsen nej. De ville helle selv finde deres besøgsvenner. På trods af, at besøgsvenskoordinatoren kunne se gode muligheder i et samarbejde – det ville bl.a. lette hendes arbejde, hvis hun havde en liste på ældre, der gerne ville have besøg – ønskede hendes bestyrelse ikke at dele deres frivillige med andre organisationer.

Dette er desværre ikke det eneste eksempel jeg har set, på den lukkethed jeg ofte oplever i organisationsverdenen. Organisationer, der har nok i sig selv. Som ikke vil dele ’deres’ frivillige eller brugere. Og det er ærgerligt – især for dem, der kunne nyde godt af et møde med en frivillig.

Mine, dine eller vores?

Det er ingen hemmelighed, at jeg er stor fortaler for samarbejder. For mig er det vigtigt, at dem vores organisation arbejder for, får mest muligt. Og det sker ikke, når egeninteresser beskyttes. Med samarbejder kan vi tilføre de ressourcer, vi selv har til andres og nå dobbelt så langt. Men det kræver en vilje til at samarbejde og et fast fokus på at ville gøre det bedst muligt for målgruppen eller sagen.

Alt for mange foreninger har fokus på antallet af frivillige, de har. Jeg har selv siddet som frivilligkoordinator i en forening, hvor det var antallet af frivillige, jeg blev målt på. Min logik var, at de frivillige, som på trods af at være registreret i en anden organisation, også talte med i vores optælling af frivillige. “Problemet” var bare, at vi normalt kun talte dem, der stod i vores CRM system, og det gjorde disse frivillige ikke. Individuelt var de ikke en del af vores organisation, og skulle ikke have vores nyhedsbreve, så det var kun organisationen, der stod der. I stedet for 10 frivillige stod der kun én organisation, og det gav jo ikke et korrekt billede af virkeligheden. Derfor fik jeg indført, at når jeg skulle afrapportere talte jeg manuelt dem med, der ikke stod i databasen.

Optællingen var således det eneste reelle “problem”, jeg oplevede i forhold til at samarbejde med en anden organisation om frivillige. Alt andet blev nemmere og gav langt bedre resultat for vores målgruppe og blev bedre forankret i lokalsamfundet. Og med tiden fik jeg ændret, at vi blev målt på antallet af ældre gæster og ikke antallet af frivillige – det var jo de ældre, der var vores målgruppe.

Min erfaring med samarbejder er altså overvejende gode. Udfordringerne jeg har haft, kan tælles på en hånd, og de har hovedsageligt handlet om kommunikationen mellem os og samarbejdspartneren – eller mangel derpå!

Et samarbejde kræver tid og pleje, og det er tid der oftest mangler i en travl frivilligkoordinator-hverdag. Det er med til, at mange samarbejder enten går i vasken, eller slet ikke starter. Samarbejder skal plejes og prioriteres, ellers lykkes de ikke i længden.

Samarbejder skal planlægges, plejes og prioriteres

Vil du samarbejde, skal du sætte tid af til det. Du skal finde ud af, hvorfor du gerne vil samarbejde og hvad du gerne vil opnå ved det, som jeg skrev om sammen med Julia i forrige artikel om at stå stærkere gennem samarbejder. Desuden skal du vide, hvorfor en samarbejdspartner vil samarbejde med dig – hvad deres grundårsager er – og sammen skal I være enige om, hvornår samarbejdet er en succes.

Derudover skal du sætte tid af til at pleje samarbejdet. Du skal lære dine samarbejdspartnere at kende og forstå deres virkelighed. For at sikre et succesfuldt samarbejde skal du have stort fokus på din samarbejdspartners interesser, og hvordan du kan videreudvikle samarbejdet til gavn for alle parter. I Altinget kunne vi i sidste uge læse, hvor svært – og givende – et samarbejde kan være. Da flygtninge vandrede op ad de danske motorveje, og der var akut behov for at finde frivillige, indgik Røde Kors og Dansk Flygtningehjælp et samarbejde om at finde frivillige. De fortæller, at det at kunne pulje deres ressourcer, har givet et langt bedre resultat, end hvis de hver især skulle ud og rekruttere frivillige. Men de har også skulle bruge tid på at lære hinanden godt at kende, for at kunne lykkes med det.

Hjælp! Jeg mangler 1500 frivillige!!

I slutningen af sidste år blev jeg kontaktet af en ansat i en organisation, der er en af drivkræfterne på en stor sportsbegivenhed i år. Eventen, der løber over flere dage, skal bemandes af frivillige, og organisationens bestyrelse er kommet frem til, at der skal rekrutteres 1500 frivillige. Det er mange frivillige, især når der er ca. et halvt år til, eventen løber af stablen. Bestyrelsen mente, at de kunne rekruttere en frivillig, der på 15 timer om ugen ville kunne klare jobbet med at rekruttere de mange frivillige. Den ansatte var ikke helt enig, og spurgte mig til råds om, hvad jeg tænkte og ville anbefale.

Min første tanke var: Hvorfor 1500 frivillige? Var det et tal taget ud af den blå luft, eller er det en nøje udregning af, hvad der egentlig er brug for. Det viste sig at være det første. Jeg fortalte den ansatte, at min erfaring er, at det tager tid at rekruttere frivillige, og det tager rigtig lang tid at rekruttere SÅ mange frivillige. Jeg delte også min bekymring om, at én frivillig nok ikke var nok, også selvom de kunne bruge mange timer om ugen til opgaven.

Derfor foreslog jeg, at de kiggede sig om efter nogle samarbejdspartnere. Hvem skulle alligevel være en del af eventen og hvem har de adgang til? Hvilke andre organisationer og virksomheder kunne have interesse i eventen? Hvem lokalt ville få gavn af eventen? Jeg foreslog altså, at de lavede en interessentanalyse for at kortlægge, hvem de samlet kan nå ud til, og derefter samlede hovedsamarbejdspartnerne for at lægge en strategi og fordele opgaverne.

Tænk samarbejde ind i din rekruttering

Mangler du frivillige, er et samarbejde med andre altså værd at kigge på. Du kan starte med at se dig om efter andre, der engagerer frivillige i samme geografiske område som dig. Du kan se efter, om der er nogen, der arbejder for samme sag eller målgruppe, eller om der er nogen, hvis frivillige er engageret i en lignende aktivitet, og som kunne have tid til din også. Der er mange muligheder, og det handler om viljen til at have fokus på sagen og målgruppen, og ikke kun på egne interesser.

Når du har fundet en mulig samarbejdspartner skal du afsætte tid af til at mødes, så I kan lære hinanden at kende, og forstå forskellighederne. Hvad er vigtigt for din organisation, og hvad er vigtigt for deres? Hvor mange ressourcer kan du lægge i samarbejdet, og hvor mange kan de? Hvem har ansvaret for hvilke opgaver, og hvor tit og hvordan snakker I om, hvordan det går? Start med disse spørgsmål, og se hvor det bringer jer hen. Et samarbejde skal prioriteres fra starten, og selv om det tager tid, kan det lette arbejdet i længden – og vil være til stor gavn for sagen eller målgruppen.