Af Line Mikkelsen, vidensmedarbejder i Ingerfair, og Lasse F. Petersen og Inge Vahlgren, konsulenter i  Ingerfair

Mange organisationer har oplevet at miste frivillige under corona nedlukningerne. Det betyder, at nogle organisationer, ud over at mangle frivillige kræfter til at løfte opgaverne, også har mistet årelang erfaring og viden.

Det at frivillige stopper sker hele tiden, men udfordringen for flere organisationer de seneste år er, at så mange er stoppet samtidigt, og at det ikke har været muligt at rekruttere nye frivillige. Det gør, at nogle organisationer kan være presset af at skulle kunne og nå det samme aktivitetsniveau som tidligere, men med frivillige uden samme kendskab til opgaverne og måske også med færre frivillige.

Frivillige vil altid komme og gå, det er et vilkår, når vi engagerer mennesker

Det er derfor ikke unikt for frivilligheden, men dog noget man med fordel kan forholde sig til, når man arbejder med frivillige.
I det følgende vil vi komme med nogle bud på, hvordan man kan arbejde med videndeling og overlevering mellem frivillige.

Hvordan kan man styrke videndeling inden frivillige stopper i en organisation?

Der kan være mange forskellige årsager til, at frivillige vælger at stoppe deres engagement i en frivillig organisation, og nogle stopper mere pludseligt end andre. Og selvfølgelig er det mere udfordrende for organisationen, når frivillige stopper deres engagement fra den ene dag til den anden – f.eks. på grund af sygdom eller konflikt.

Husk at få opsamlet erfaringen før den forsvinder

Der kan i mange tilfælde være gode muligheder for at få lidt af erfaringen samlet op og genbrugt i organisationen.
En af mulighederne kan være at få etableret en mentorordning i en overgangsperiode. Nye frivillige kan f.eks. i en bestemt periode få hjælp til stort og småt af de afgående frivillige, sådan at de nye får noget af deres erfaring med sig.
Frivillige, der har været med i en organisation i mange år, ønsker ofte ikke at se deres ”livsværk” gå til spilde og vil gerne give nogle timer for at sikre, at projektet/opgaven kan fortsætte.

For andre frivillige kan det være en drivkraft i sig selv at hjælpe andre godt i gang med en opgave eller et ansvarsområde. Det kan være en måde at få anerkendelse for sin viden, for sit overblik eller for sin hjælpsomhed.

Skab struktur for at trappe ned i engagement

Nogle frivillige kan have svært ved at trække sig fra en opgave, selvom de egentlig gerne vil. Det kan være svært, hvis de føler, at de, med deres erfaring eller indsats, er meget vigtige for at opgaven eller ansvaret bliver drevet videre. De har muligvis løftet et kæmpestort arbejde i mange år og ved meget om organisationen, om opgaverne og har et stort netværk.
Ligesom vi arbejder med at skabe en god vej for nye frivillige ind i en organisation, kan vi måske også med fordel se på, hvordan man som frivillig kan trappe ud af sit engagement? – Hvor vi siger tak for mange års fantastisk og vigtigt engagement, men hvor de frivillige fortsat har en rolle, og hvor nye frivillige kan trække på den erfaring og viden, som allerede er i organisationen.

Overdragelsen af erfaring og viden kan f.eks. organiseres ved etablering af et Advisory Board. En form for seniorråd eller erfarneråd, hvor frivillige med relevante erfaringer samles og har en rolle i at støtte (nyere) frivillige. Det er en vigtig rolle, hvor erfarne frivillige stadig bliver spurgt, kan føle sig relevante, kan følge med, og hvor de kan bruge deres store viden. Hvordan og hvornår et Advisory Board skal inddrages, må være op til de nye frivilliges behov for hjælp. Denne metode kan skabe plads til nye og samtidig holde erfaringen i organisationen.

Videndeling blandt frivillige bliver prioriteret højt i flere organisationer

Videndelingen kan bygges ind i organiseringen af opgaver, ved at beskrive opgaverne og opgaveløsningerne detaljeret samt løbende at samle op på rettelser og gode inputs.
Videndeling kan være på programmet ved de årlige stormøder, hvor frivillige får plads til at dele gode historier. Og ikke mindst kan vidensdeling bruges i dagligdagen på div. digitale platforme. Her kan der eks. findes relevant information, der kan hjælpe den frivillige videre, eller der kan finde kontaktinformation på en relevant frivillig, man kan stille et presserende spørgsmål til.
Erfarne frivillige i et Advisory Board har måske også tiden til at dokumentere erfaringer, processer og opgaveløsninger, som kan blive tilgængelige for nye frivillige og dermed indgå i videndelingen.

Der findes flere greb, som en frivillig organisation kan dreje på for at sikre viden- og erfaringsdeling både nu og i fremtiden
Det sætter vi fokus på, på To go-seminaret i København den 17. maj og i Århus den 19. maj. Kom og del din viden og få indblik i hvordan andre organisationer arbejder med udvikling af struktur og kultur for at fastholde viden og erfaring i organisationen.