Af Marie Baad Holdt, chefkonsulent i Ingerfair

For et par år tilbage skrev jeg en klumme i Altinget Civilsamfund, der hed: Pas på de frivillige ildsjæle ikke brænder ud. Dengang vidste jeg ikke, at 2020 ville blive året, hvor vi i Ingerfair skulle sætte fuldt fokus på de psykosociale arbejdsforhold blandt frivillige og ansatte i sektoren.

Samtidig er 2020 også året, hvor WHO har forudsagt, at stress bliver en af de største sundhedsudfordringer. Dårligt psykisk arbejdsmiljø kan som bekendt medføre stress, og derfor er artiklen stadig relevant.

Ubalance mellem belastning og ressourcer kan føre til stress

Men hvordan går vi til værks, for at sikre, at de frivillige ikke bliver taberne i spillet om at nå målet? Det nemme svar er, at vi taler om det. Men i en travl hverdag kan det være svært at nå omkring alle frivillige, og er man leder for mange frivillige, kan det være en nær umulig opgave. Det betyder ikke, at vi bare kan se igennem fingre med det. Og faktisk er der steder, du kan starte, som er forholdsvis nemme at gå til.

Fra Branchefællesskabet for Arbejdsmiljø lyder det: ”At forebygge alvorlig langvarig stress handler først om fremmest om at være opmærksom på balancen mellem belastninger og ressourcer…. Det er ikke altid, du kan fjerne belastende krav på arbejdspladsen – kompleksitet og deadlines kan fx være givne. Men du kan dels påvirke, hvor meget kravene belaster, dels være med til at styrke de ressourcer, medarbejderne har til at løse opgaverne med”.

Så lad os starte med at kigge på balancen mellem belastninger og ressourcer og fem af de forhold, der kan være særligt belastende, når det gælder udvikling af stress:

 

Kilde: BrancheFællesskabet for Arbejdsmiljø

Belastninger kaldes ofte også for krav, men i denne sammenhæng kaldes de for belastninger fordi, hvis de tynger for meget bliver de til belastninger, der kan forårsage stress. Vi kan ikke nødvendigvis undgå belastningerne, men det er din opgave som leder af frivillige, at sikre de loddene på vægtskålen ikke tynger for meget.

Nedenfor ser vi på de fem belastninger, som du som leder af frivillige skal holde øje med:

Belastninger

  1. Urealistiske krav

I frivilligheden vokser opgaver ofte. Det starter i det små, og inden man får set sig om, er aktiviteten blevet en succes.

Det du kan gøre:

Hold statusmøder. Også selvom den frivillige ikke beder om det. Tilbyd evt. din egen hjælp eller at finde en frivillig, til nogle af opgaverne inden de vokser sig for store. Det kan være svært at sige fra som frivillig, særligt hvis de selv har været med til at starte aktiviteten.

 

  1. Uklare roller

Frivillige er frivillige og der er fortsat uklarhed blandt mange ledere af frivillige, hvilke krav man kan stille. Tør man give den frivillige en rolle, og hvad når de stopper, vil en ny overtage?

Det du kan gøre:
Sørg for tydelighed omkring rolle og ansvar er altid et must. Og er det i en opstartsfase, hvor det måske ikke er klart endnu, så skal du sørge for at forventningsafstemme løbende.

 

  1. Store forandringer

Frivilligheden er foranderlig, og der sker forandringer i form af nye projekter, der starter, andre der stopper, nye prioriteringer fra ledelsen, krav fra omverdenen for bare at nævne et par stykker.

Det kan du gøre:

Frivillige skal ikke nødvendigvis inddrages i alle beslutninger, men de skal orienteres om dem, som vedrører deres område, og helst så tideligt i processen som muligt.

 

  1. Høj kompleksitet

I mange fritidsaktiviteter er der klare regler. I fodbold for eksempel. Bolden er ude, eller inde. De er mål eller ikke mål. Men i frivilligheden bliver stenene ofte lagt, mens vi går. Eller løber. Og det kan skabe høj kompleksitet. Har vi husket alt det, vi ikke ved, skal gøres?

Det kan du gøre:

Vær opmærksomhed på, hvilke redskaber g ressourcer, der er behov for, og hold øje med, hvordan de forandrer sig – og der skal du have en plan for, om der skal nye kræfter og kompetencer til, eller om de eksisterende kan opkvalificeres.

 

  1. Vanskeligt samarbejde

Når mennesker mødes er der god chance for, at alle ikke har samme forventninger, ønsker, drømme osv. og det kan skabe gnidninger, særligt i det frivillige engagement, hvor der ofte også er mange følelser på spil. Er det min eller din måde, der er rigtigst?

Det kan du gøre:

Hvis du hører om det tideligt, SKAL du gå ind i uenigheden inden den vokser til en reel konflikt. Uenigheder går ikke væk, bare fordi vi ikke snakker om dem. Tværtimod.

 

Som leder skal du altså holde øje med de belastninger, der kan forekomme, og samtidig kan du skrue op på ressourcesiden. På ressourcesiden finder vi fem af de seks faktorer, der i arbejdsmiljøforskningen kaldes ’guldkorn’, fordi de har afgørende betydning for et godt psykisk arbejdsmiljø. Det sjette er kravene i jobbet, som er dækket under belastninger ovenfor.

 

Ressourcer

  1. Mening

Frivillige er drevet af mening, og så længe deres engagement giver mening, er der god chance for, at de bliver ved med at fortsætte.

Det kan du gøre:

Meningen er ofte tydelig i frivilligheden. Hvorfor gør vi det, vi gør. Men det er ikke alle opgaver, der nødvendigvis altid giver mening. Derfor er det vigtigt at du er med til at koble, hvordan de forskellige dele af en aktivitet alle er med til at bidrage til helheden.

 

  1. Forudsigelighed

I organisationer, hvor mosaik-økonomi holder sammen på tingene, og projektstøtte bestemmer om arbejdet fortsætter, vokser eller mindskes, er forudsigelighed en udfordring.

Det kan du gøre:

Rygter løber hurtigt, og de vokser. Derfor er det vigtigt, at du informerer kort og tydeligt, hvad der er på spil, hvis du ikke kan garantere forudsigelighed. Brug evt. tid på et møde, hvor de frivillige også kan stille spørgsmål, hvis du oplever uro og bekymringer.

 

  1. Social støtte

Det gode samarbejde i en gruppe øger effektivitet og produktivitet. Ikke ord vi ofte bruger om frivilligheden, men frivilliggrupper skal være præget af et godt samarbejde, for at kunne komme i mål med den opgave, de er sat i verden for.

Det kan du gøre:

Der er ofte sociale arrangementer i frivilligheden, og der er altid nogen, der ikke kommer. Undersøg, hvorfor de ikke kommer og eksperimenter med forskellige ugedage, tidspunkter og indhold. Nogen vil ikke bruge deres fritid på rene sociale arrangementer, så krydr dem evt. med fagligt indspark.

 

  1. Anerkendelse

Ledere af frivillige er naturligt rundhåndet med anerkendelse, og uden nogen form for anerkendelse gik de frivillige nok et andet sted hen. Men anerkendelse handler ikke kun om at sige tak, men også om eksempelvis at vise interesse, give ansvar og feedback.

Det kan du gøre:

Ud over at lægge mærke til de små ting, hos de frivillige og spørge ind til ferier, hunden, manden og eksamen, kan du anerkende de frivillige ved at spørge dem om hjælp til opgaver, du skal løse og som de har erfaring eller kompetencer indenfor. Vis dem tillid og giv dem ansvar, og husk også altid at dele de gode resultater, de er med til at skabe.

 

  1. Indflydelse

Som menneske har vi behov for at have indflydelse på alle aspekter af vores liv, og det gælder også vores frivillige engagement og mulighed for selv at have indflydelse på arbejdsopgaver og arbejdsmiljø kan styrke trivslen og dermed forebygge stress.

Det kan du gøre:

Inddrag de frivillige, også gerne i ideudviklingsfasen eller når du undersøger om du skal organisere frivilligheden på en anden måde. Få deres input til, hvad de tænker er interessant, muligt og nødvendigt, og hvis muligt giv dem ejerskab i processen.

 

I korte træk handler det om tydelighed og gennemsigtighed. Hold statusmøder, informer kort og præcist (og ikke for meget / for lidt), understøt forskellige former for fællesskaber og vis de frivillige tillid ved at inddrage dem tidligt i processen.

Som alt andet er det ikke nemt, og der er ingen quick-fix, men det er vigtigt for de frivillige og for sagen og i sidste ende for dit arbejde som leder af frivillige. God arbejdslyst!